Компании сообщаютПроекты

«Анивские коммунальные системы» перешли на электронный документооборот

| 11.03.2021
Компания выбрала СЭД "ЭТЛАС", которая содержит полнофункциональный электронный архив, что позволяет сформировать единое информационное пространство всей компании.

ОАО «Анивские коммунальные системы» (ОАО «АКоС») является ресурсоснабжающей организацией, обеспечивающая коммунальными услугами потребителей Анивского района Сахалинской области, среди которых важнейшие социальные объекты (школы, детские сады, больницы), предприятия и учреждения, в том числе стратегические (войсковые части и т.п.) и население района.

В эксплуатации ОАО "АКоС" находятся множество объектов коммунальной инфраструктуры и это сопряжено с большим потоком различной документации начиная от технической и заканчивая абонентскими договорами. Руководство компании пришло к выводу, что для обеспечения быстрой и надежной обработки входящей документации, а также для формирования единого хранилища данных надо внедрить систему электронного документооборота.

Требований к системе было несколько:
  • Надежность хранения данных в системе с возможностью автоматического дублирования на дополнительных серверах;
  • Простота и прозрачность использования системы сотрудниками с разным уровнем компьютерной подготовки;
  • Присутствие различных инструментов контроля исполнения поручений;
  • Формирование единого хранилища всех имеющихся в компании типов документов с доступом в любое время и из любого места;
  • Быстрая и простая система поиска документов;
  • Регистрация документов в систему как со поточного сканера, так и с корпоративной почты;
  • Наличие механизмов быстрого экспорта и импорта данных.
В ходе проведения работ по поиску подходящей системы, специалисты компании «АКоС» остановили свой выбор на СЭД "ЭТЛАС", которая полностью удовлетворяет поставленным требованиям и помимо этого содержит полнофункциональный электронный архив, что позволяет сформировать единое информационное пространство всей компании.

В ходе проведения работ по настройке и внедрению системы специалистами «Этлас-Софт» были проведены следующие виды работ:
  • На основе структуры компании сформирована структура всего ее информационного пространства;
  • Занесены пользователи системы и сформированы их группы;
  • Построены карточки документов для всех имеющихся в компании типов документов, заполнены все необходимые справочники;
  • Настроены правила автоматического именования и автоматической нумерации документов при их регистрации;
  • Настроены механизмы автоматического импорта документов с корпоративной почты для каждого сотрудника, имеющего доступ к системе;
  • Построен ряд отчетов успеваемости сотрудников;
  • Сформированы бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов.
В результате компания «АКоС» автоматизировала обработку входящих документов, автоматизировала согласование исходящих документов, значительно повысила скорость и надежность отработки поручений руководства, за счет регулярных напоминаний системы, установки контрольных дат исполнения, а также отслеживания состояния процессов в режиме онлайн. Руководство получило доступ к информации о том, кто и когда задерживает исполнение документов и поручений и по каким причинам.

Atlas-Soft | Этлас-Софт Электронный документооборот


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Мысли вслух

Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.
Сейчас мы вступаем в следующую фазу выздоровления и восстановления, но гибридный мир никуда не денется
В России опрос показал: 48% составляют технооптимисты, а больше половины – технофобы и техноскептики.

Компании сообщают

Мероприятия

Юникон & гейм экспо минск / unicon & game expo minsk
Минск, пр. Победителей, 20/2 (футбольный манеж)
14.05.2021 — 16.05.2021
12:00
SAS Global Forum 2021
ОНЛАЙН
18.05.2021 — 20.05.2021