Softline автоматизировала работу с документами для «Гулливер»
03.06.2021
Softline внедрила систему электронного документооборота DIRECTUM RX в ГК «Гулливер». Реализация проекта позволила заказчику полностью автоматизировать процесс работы с договорной, нормативно-методической и организационно-распорядительной документацией и повысить эффективность работы с контрагентами.
В ГК «Гулливер» входит сеть супермаркетов «Гулливер», торговая сеть «Победа», представленная в 26 субъектах РФ, а также офисные подразделения, 2 логистических центра, 1 Автотранспортное предприятие, Собственное производство «Фабрика Кухня». Рост бизнеса неизбежно связан с ростом количества договоров, и в прошлом году перед руководством компании встала необходимость полностью перестроить, автоматизировать работу с документами в подразделениях компании. Партнером в реализации проекта стала компания Softline.
Команде проекта предстояло сократить время на создание и обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет автоматизации процессов управления документооборотом, снизить влияние человеческого фактора — сократить количество ошибок при оформлении документов.
В ходе проекта Softline помогла ретейлеру автоматизировать проверку контрагентов на благонадежность, согласование договорных документов, работу организационно-распределительной и нормативной документацией. Произведена интеграция DIRECTUM RX с системами 1С, Run Retail, Active Directory.
Все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система способна самостоятельно выбирать подходящие шаблоны договоров, систематизировать входящие документы при помощи интеллектуального механизма распознавания и автоматически заполнять электронные карточки. СЭД, используя предварительно заданные настройки, подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами, чтобы облегчить поиск.
«Для любой организации важно грамотно выстроить работу с договорами. Именно от этого зависит качество взаимоотношений с партнерами и контрагентами. Чем крупнее бизнес, тем больше документов приходится обрабатывать его сотрудникам ежедневно. Если не автоматизировать этот процесс, неизбежно возрастает риск ошибок и задержек согласования. С новыми инструментами DIRECTUM наши заказчики могут существенно упростить подготовку проектов договоров и сопутствующих бумаг, отслеживать все этапы согласования и подписания, осуществлять поиск документов и формировать досье в единой системе. Так работа становится управляемой и предсказуемой, а бизнес — более эффективным», — рассказала руководитель направления СЭД/ECM компании Softline Полина Дуйкова.
«Ранее инструменты ЭДО сводились только к ведению реестров в Excel. Необходимость в автоматизации возникла в связи с динамично растущим объемом документооборота и развитием компании с учетом удаленности регионов присутствия. Предложенное Softline решение полностью соответствовало выставленным бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля и поставлены на рельсы под конкретные потребности компании.
"Гулливер", безусловно, планирует развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с КА и интеграция с 1С:ЗУП для реализации КДП», — комментирует менеджер проектов компании «Гулливер» Елена Долгова.
Похожие статьи