Компании сообщаютПроекты

Softline автоматизировала работу с документами для «Гулливер»

| 03.06.2021
Softline внедрила систему электронного документооборота DIRECTUM RX в ГК «Гулливер». Реализация проекта позволила заказчику полностью автоматизировать процесс работы с договорной, нормативно-методической и организационно-распорядительной документацией и повысить эффективность работы с контрагентами.В ГК «Гулливер» входит сеть супермаркетов «Гулливер» , торговая сеть «Победа», представленная в 26 субъектах РФ, а также офисные подразделения, 2 логистических центра, 1 Автотранспортное предприятие, Собственное производство «Фабрика Кухня». Рост бизнеса неизбежно связан с ростом количества договоров, и в прошлом году перед руководством компании встала необходимость полностью перестроить, автоматизировать работу с документами в подразделениях компании. Партнером в реализации проекта стала компания Softline.

Команде проекта предстояло сократить время на создание и обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет автоматизации процессов управления документооборотом, снизить влияние человеческого фактора — сократить количество ошибок при оформлении документов.

Эксперты провайдера предложили заказчику оптимизировать работу за счет внедрения системы DIRECTUM RX. Одно из преимуществ платформы — это наличие большого перечня готовых модулей и технических решений, которые позволяют не только автоматизировать канцелярию, но и перейти на цифровое взаимодействие в кадровых процессах, повысить эффективность коллективной работы с информацией в договорной и торговой деятельности, начать безбумажный документооборот с контрагентами с обеспечением юридической значимости таких операций.

В ходе проекта Softline помогла ретейлеру автоматизировать проверку контрагентов на благонадежность, согласование договорных документов, работу организационно-распределительной и нормативной документацией. Произведена интеграция DIRECTUM RX с системами 1С, Run Retail, Active Directory.

Все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система способна самостоятельно выбирать подходящие шаблоны договоров, систематизировать входящие документы при помощи интеллектуального механизма распознавания и автоматически заполнять электронные карточки. СЭД, используя предварительно заданные настройки, подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами, чтобы облегчить поиск.

В результате реализации проекта работа ГК «Гулливер» с договорами была переведена на электронные рельсы. Заказчик может работать внутри сервиса с 43 видами договоров, 27 видами доп. соглашений и 52 правилами согласования. В систему уже занесено 7000 документов, доступ предоставлен для 885 сотрудников. Для согласования документов используется электронная подпись, выдаваемая внутри организации с начала работы. Вся информация о контрагентах хранится внутри карточек, которые постоянно пополняются новыми сведениями, и внутри которых можно полностью отследить историю взаимоотношений с тем или иным партнером.

«Для любой организации важно грамотно выстроить работу с договорами. Именно от этого зависит качество взаимоотношений с партнерами и контрагентами. Чем крупнее бизнес, тем больше документов приходится обрабатывать его сотрудникам ежедневно. Если не автоматизировать этот процесс, неизбежно возрастает риск ошибок и задержек согласования. С новыми инструментами DIRECTUM наши заказчики могут существенно упростить подготовку проектов договоров и сопутствующих бумаг, отслеживать все этапы согласования и подписания, осуществлять поиск документов и формировать досье в единой системе. Так работа становится управляемой и предсказуемой, а бизнес — более эффективным», — рассказала руководитель направления СЭД/ECM компании Softline Полина Дуйкова.

«Ранее инструменты ЭДО сводились только к ведению реестров в Excel. Необходимость в автоматизации возникла в связи с динамично растущим объемом документооборота и развитием компании с учетом удаленности регионов присутствия. Предложенное Softline решение полностью соответствовало выставленным бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля и поставлены на рельсы под конкретные потребности компании.

Что особенно важно — оценка реализации любого вопроса являлась не просто формальным решением, предоставленным по шаблону, она всегда сопровождалась качественным анализом и консультацией, помощью в решении возникающих трудностей.
"Гулливер", безусловно, планирует развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с КА и интеграция с 1С:ЗУП для реализации КДП», — комментирует менеджер проектов компании «Гулливер» Елена Долгова.

Softline Электронный документооборот


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Мысли вслух

Десять лет назад мы говорили о будущем цифры и управления с Пеккой Вильякайненом - технологическим предпринимателем и опытным инноватором. То будущее, о котором мы говорили тогда, наступило. День за днем, со скоростью времени.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

ТехноКлуб «Дефицит чипов: как выжить в новой реальности?»
Зеленоград, конгресс-центр ОЭЗ «Технополис Москва»
Бесплатно
04.08.2021
10:30
У лояльных хмурый день светлей.
ОНЛАЙН
09.08.2021 — 10.08.2021
19:00
Международная конференция по информационной безопасности ZeroNights
Санкт-Петербург, Кожевенная линия, 40, «Севкабель Порт»
3 490 руб
25.08.2021
09:00–23:00
Конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
Москва, отель Метрополь, Театральный проезд, 2
25.08.2021
09:30–17:00