Внедрение и настройка ЭА «ЭТЛАС» в Администрацию Мурино
Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» — это орган местного самоуправления, который выполняет функции по управлению подведомственной ему территорией в строгом соответствии с положениями действующего законодательства. Все выполняемые процедуры документируются, что приводит к увеличению объема документации разного характера. Она нуждается в систематизации и хранении.
В соответствии с действующими нормативами, оригиналы документов должны храниться до 5 лет. Для их размещения потребуется организация склада. Ситуация усложняется периодическим возникновением необходимости в использовании подобных документов. Их поиск на складе отнимает много времени. Чтобы получить необходимую информацию, сотрудник администрации должен лично посетить архив, дождаться, пока документ найдут, узнать интересующие сведения, а затем вновь сдать его на хранение.
Для упрощения работы с документацией, организации грамотной процедуры ее хранения, поиска и последующего использования администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» внедрила электронный архив «ЭТЛАС» и заказала его настройку. Развертывание системы позволило:
• организовать дистанционный доступ к архиву и начать работать с ним удаленно;
• получить инструменты, упрощающие ввод данных и потоковое сканирование бумажных форм;
• связать электронную версию документа с бумажной, указав место ее хранения в карточке;
• упростить поиск необходимой информации – обработка запроса занимает всего несколько секунд;
• использовать электронную версию документации, заверив ее цифровой подписью.
Внедрение электронного архива «ЭТЛАС» в деятельность администрации муниципального образования «Муринское городское поселение» позволило оптимизировать работу с документацией, сделав процесс проще и удобнее. Теперь оригиналы хранятся на складе, а доступ к ним выполняется через систему «ЭТЛАС». В результате удается учесть требования законодательства и использовать все преимущества ведения электронного документооборота.
Руководство администрации муниципального образования «Муринское городское поселение» довольно внедрением системы. Переход на нее позволил сократить время на поиск необходимых документов и совершение операций с ними. Сотрудники органа местного самоуправления оценили простоту работы с электронным архивом «ЭТЛАС», которая соседствует с большим набором функций. Система обеспечивает безопасность документации, предотвращая потерю данных, позволяет работать с файлами разных форматов, позволяет разграничивать уровни доступа. Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» планирует и дальше использовать электронный архив «ЭТЛАС».