Как предотвратить убытки в бизнесе
Какой бизнес считается убыточным?
Для начала разберёмся в терминах. Какой бизнес можно назвать убыточным?
Убыточный бизнес — это тот, у которого сумма чистой прибыли ежемесячно оказывается ниже нуля. Проверить это можно по Отчёту о прибылях и убытках (ОПиУ): если в графе «Чистая прибыль» собственник из месяца в месяц наблюдает отрицательное значение, это говорит об убыточности предприятия.
Обозначим критерии убыточного бизнеса:
1. доходы не покрывают расходы;
2. это продолжается длительное время.
Критерий времени очень важен: эпизодическая нехватка средств на счетах не является признаком убыточности.
Рассмотрим пример компании «Хлопкопыт». В сентябре не выполнили план по выручке: расходы превысили доходы и образовался убыток. Но уже в октябре эту ситуацию удалось исправить и из убытков снова выйти в плюс.
У предприятия могут случаться разовые убытки, но в таком случае его нельзя назвать по-настоящему убыточным. Чтобы «заслужить» этот статус, бизнес должен демонстрировать отрицательную чистую прибыль из месяца в месяц (чего мы никому не желаем).
Когда компания становится убыточной, вместо прибыли у неё растут долги — то есть обязательства перед другими компаниями, банками и прочими кредиторами. Это негативно сказывается на собственном капитале компании, образует в нём дыру. Обнаружить это можно, обратившись к управленческому Балансу. Если собственный капитал в нём со знаком минус, значит, дела плохи: бизнес накапливает убытки.
Разберём наиболее частые из причин, которые могут к этому привести.
1. Убыточная бизнес-модель.
Ситуация. Егор открыл бизнес год назад. По его расчётам, к началу нового года он уже должен был начать приносить прибыль, но этого до сих пор не произошло. Егор в растерянности, но продолжает верить в то, что в итоге выйдет в плюс. Нужно лишь ещё немного времени.
В чём ошибка. При открытии бизнеса Егор не проверил бизнес-модель, и она оказалась убыточной. При таком раскладе расходы бизнеса всегда будут превышать его доходы и прибыли предприниматель не дождётся.
Как не допустить. Перед стартом бизнеса всегда составляйте его финансовую модель. Это позволит заранее, ещё до больших вложений убедиться, что проект жизнеспособен, то есть сможет генерировать прибыль и окупить себя.
Если убыточность бизнес-модели обнаружилась уже после старта, можно попробовать исправить ситуацию:
«Чтобы решить эту проблему, нужно поработать над причинами, из-за которых бизнес-модель убыточна. Если это недостаток выручки, то требуется работа с маркетингом и продажами, ценообразованием. Можно провести и ABC-исследование, чтобы отказаться от менее прибыльных товаров в пользу более прибыльных. Если причина связана с расходами, то работаем над их оптимизацией: например, сокращаем ненужные расходы типа высокой аренды.
Если это невозможно для текущей бизнес-модели, то необходимо менять её. Например, если вы продаёте премиальные суши и видите, что покупательская способность снижается, то лучше из премиум-сегмента перейти в более дешёвый». -
Илья Журавлёв, финансовый директор
2. Бесконтрольные траты
Ситуация. Хозяйка салона красоты «Анжелика» уверена, что в сфере услуг важен статус. Поэтому закупает для салона только самое лучшее: крафтовый кофе, свежие цветы, дорогостоящие расходники. Она считает, что подобный антураж привлечёт в её салон соответствующую аудиторию. Но из-за больших расходов на цветы и прочие атрибуты роскоши ей сложно платить достойную зарплату персоналу: на это просто не хватает денег. И мастера уходят, уводя за собой клиентов. Выручка салона падает, цветы вянут. Хозяйка с грустью думает, что всё пошло не по плану и, возможно, скоро ей придётся закрыть своё дело.
В чём ошибка. Хозяйка сливала деньги на необязательные траты, вместо того чтобы приоритизировать более значимые статьи расхода: зарплаты сотрудников, маркетинг, рекламу и пр.
Как не допустить. Отслеживать траты по всем категориям, чтобы было заметно, на что вы тратите слишком много. В этом поможет Отчёт о прибылях и убытках — он покажет, какие категории расходов были самыми большими в этом месяце.
«Проверять расходы компании нужно по Отчёту о прибылях и убытках, так как он формируется методом начисления и позволяет понять, как расходы за период сказались на чистой прибыли организации». -
Илья Журавлёв, финансовый директор
Если в каких-то категориях траты неоправданно высоки, стоит задуматься над тем, как их можно уменьшить.
Например, хозяйка салона из примера могла бы закупать менее дорогой, но всё ещё качественный кофе, а вместо живых цветов — сухоцветы, которые не требуют столь частой замены. Бизнес всегда должен думать об оптимизации своих расходов: следить за ценами других поставщиков, искать возможности купить нужные материалы по более низкой стоимости.
В идеале нужно создать бюджет для каждой категории трат, определить предельно допустимый уровень расходов. С таким планом вы сможете держать деньги компании под контролем и не потратить лишнего.
3. Нерентабельные сделки и направления
Ситуация. Компания «Эники-Беники» изготавливает полуфабрикаты: пельмени, вареники, фрикадельки. В основном продаёт их в розницу в своём магазине, но иногда получает большие оптовые заказы от торговых сетей. Выручка по одному такому заказу обещает быть больше, чем годовая выручка по рознице. Временами владельцу кажется, что подобные сделки не дают ожидаемого финансового результата, но чётких подтверждений этому нет — в компании не ведут учёт сделок. А если бы вели, то знали, что подобное сотрудничество им действительно невыгодно, так как предполагает большое количество расходов с их стороны. Такие сделки могут тянуть убытками весь бизнес вниз.
В чём ошибка. В компании отсутствует учёт сделок: владелец не знает, сколько было расходов по каждой сделке, соответственно, не может оценить их рентабельность.
Как не допустить. Ответ прост — вести учёт сделок. К каждой из них привязывать выручку и сопутствующие расходы, чтобы впоследствии можно было рассчитать рентабельность. Практикуя такой подход, вы сможете заранее отказываться от невыгодных сделок или пробовать передоговориться на более удачные условия. Главное — не работать в убыток себе.
Учёт сделок в Финтабло покажет, какие расходы к какой сделке относятся и поступила ли оплата от клиента в полном объёме.
А ещё сервис сам рассчитает рентабельность каждой сделки, чтобы вам было проще анализировать результаты.
Проверить рентабельность направлений можно в Отчёте о прибылях и убытках (ОПиУ).
4. Бесконтрольный вывод средств
Ситуация. В маркетинговом агентстве «Смартик» участились кассовые разрывы. Собственник не понимает: как бизнесу может не хватать денег, если он регулярно приносит дивиденды? Оказалось, что в них-то и заключается проблема: собственник выводил на себя гораздо больше, чем было допустимо.
В чём ошибка. Собственник выводил дивиденды наобум и тратил на себя больше, чем бизнес зарабатывал. Из-за этого объём денежных средств бизнеса постепенно таял и дошёл до критического минимума.
Как не допустить. Важно запомнить одно простое правило: сумма дивидендов не должна превышать чистую прибыль бизнеса за период. Узнать её поможет Отчёт о прибылях и убытках.
Брать больше — значит собственноручно подталкивать бизнес к бездне убыточности, поэтому лучше не оставлять эту ситуацию без контроля. А ещё важно различать свои деньги и деньги бизнеса: для личных трат лучше пользоваться отдельной картой.
«Если у бизнеса дыра в собственном капитале, то выводить дивиденды вообще нельзя. Вначале следует нарастить собственный капитал, чтобы выйти из предбанкротного состояния», - Илья Журавлёв, финансовый директор.
Важный момент: чистая прибыль идёт не только на дивиденды собственнику, но и на развитие бизнеса, покупку нового оборудования и пр. Распределить чистую прибыль на все эти нужды грамотно поможет система фондов. Определите, какой процент ЧП вы будете выводить на себя, какой вкладывать в развитие, а какой — откладывать на случай непредвиденных расходов (например, если резко вырастет аренда). Фондов может быть несколько: по одному на каждую цель бизнеса. С такой системой растратить деньги компании впустую не получится.