Решаем задачи HR в интранете
На рынке технологий, как и во многих других отраслях, сумасшедшая конкуренция за кадры. Для того чтобы находить и удерживать лучших программистов и менеджеров проектов, недостаточно просто предлагать конкурентоспособную зарплату. Нужно сплотить коллектив, обеспечить адаптацию новичкам, создать возможность быстро решить бытовые вопросы — в общем, сделать все, чтобы ценному сотруднику было уютно и никуда не хотелось уходить.
Эта проблема актуальна не только для России. Конкуренция за сотрудников в развитых странах дошла до того, что в прошлом году все заговорили о концепции Employee experience. Компании начинают заботиться о том, чтобы все отношения были для сотрудников комфортными и формировали позитивный опыт – так они остаются более лояльными и работают более продуктивно.
Чтобы воплотить эту концепцию в жизнь, нужны цифровые инструменты. Наиболее эффективный из них, по нашему опыту, — корпоративный интранет с удобной навигацией, приятным дизайном и продуманными возможностями для сотрудников. Он позволяет HR-департаменту решать одновременно целый ряд задач, каждая из которых доставляет существенную головную боль HR-директору.
Задача № 1. Адаптируем новичков
Новому сотруднику всегда некомфортно: он попадает в сложившийся коллектив, где знает двух-трех человек. При этом работать приходится с разными департаментами, между которыми уже сложились отношения. Огромное количество новых людей и новых коммуникаций — серьезный стресс, и не все из него выбираются.
Уменьшить уровень стресса можно при помощи корпоративного интранета. Для этого нужно:
1. Показать на портале организационную структуру компании (или группы компаний, как в нашем случае). Это позволяет новому сотруднику не путаться, а сразу уяснить, к кому нужно идти для решения того или иного вопроса.
2. Сделать страницу для каждого сотрудника: с его фотографией, указанием должности, прямого руководителя, компетенций и даже увлечений человека. Здесь же здорово привести ссылки на предпочитаемые им социальные сети. Подойти к коллеге, о котором ты уже многое знаешь, гораздо проще: психологический барьер при первом контакте уменьшается в разы.
3. Создать удобную систему поиска коллег – это одна из ключевых фишек, которую должен предлагать интранет. Если в компании более 200 человек, даже если все они располагаются в одном бизнес-центре, быстро найти кого-нибудь может быть не так просто. Бесполезными порой оказываются и общие корпоративные чаты в каком-либо из мессенджеров: кто-то просто не следит за перепиской, а кто-то специально отключает уведомления или удаляется из переписки. Причем навигация по отделам и сотрудникам вовсе не должна ограничиваться стандартным набором из номеров телефонов и адресов электронной почты. Если департаменты компании расположены на разных этажах, то правильнее будет добавить на интранет и подробную карту помещений с рассадкой по кабинетам.
4. Рассказывать всему коллективу о новых коллегах. Об этом часто забывают, а ведь нужно не только разъяснять новичку, как устроена компания, но и подготовить всех остальных к его приходу. Так, у нас на портале фотографии и имена новоприбывших вынесены на главную страницу. Мимо нее точно не пройдешь: каждый сотрудник, открывая утром портал, сразу видит, кто «зашел на борт». Это значительно упрощает коммуникацию: теперь новичка сходу узнают и считают своим практически в каждом отделе.
Вместе с тем возможности поиска на интранете не ограничиваются перечисленными аспектами. Иногда идеи по наполнению корпоративного внутреннего сайта рождаются даже в ходе обсуждения бытовых вопросов. Например, недавно в нашем переулке меняли асфальт, из-за чего дорожной службе потребовалось эвакуировать несколько машин. В том числе собирались увезти и автомобиль одного из наших сотрудников. Коллеги вовремя это заметили, сфотографировали номера, переслали в общий чат. Тогда мы не только смогли найти владельца, но и решили запустить на интранете поиск сотрудника по номеру автомобиля. Как раз для таких форс-мажорных ситуаций.
Задача № 2. Решаем административные вопросы
Как оформить больничный или командировку, написать заявление на отпуск, заказать канцелярские принадлежности или ПО? Все эти и многие другие «стандартные» вопросы периодически возникают не только у новичков, но и у мэтров компании.
Появляются и более «узкие» запросы: например, в какой отдел, в какие сроки и в каком порядке нужно обращаться, если у сотрудника изменились какие-то личные данные либо он прошел курсы повышения квалификации, что может повлиять на уровень его зарплаты или позицию в компании. Самое неприятное, что это создает постоянный дискомфорт: «А где это узнать? К кому подойти?» В результате все обращаются либо на ресепшен, либо в HR-отдел, сотрудникам которых приходится постоянно отвечать на одни и те же вопросы.
Систематизировать необходимую информацию по этим и другим темам нам удалось в специальном разделе на внутреннем портале, который называется FAQ. Здесь правила оформления больничных, получения копий кадровых документов, заказа визиток внесены в соответствующие подразделы. Таким образом, сотрудник сразу понимает, куда ему отправить запрос и какие документы от него потребуются. Как следствие, коллегам не приходится терять время на звонки в департаменты или – что еще хуже – по крупицам собирать информацию от других сотрудников и из внешних, не всегда проверенных, источников.
Задача № 3. Формируем команду
Формирование лояльного коллектива, работа с предложениями и возражениями – эти аспекты, как ни странно, тоже можно частично перевести на онлайн-платформу. Например, в нашей компании интранет — не застывшая данность, однажды созданное и внедренное решение, а живой организм.
Сам по себе интранет — повод для активного обсуждения и центр формирования комьюнити: на портал постоянно приходят идеи по разработке новых функций, а в ответ на ежемесячные рассылки по обновлениям на внутреннем сайте – советы, что еще туда можно добавить или улучшить. А поскольку мы работаем в ИТ-компании и понимаем, как создаются подобные системы, большинство предложений носят прикладной характер и с бóльшими или меньшими правками могут быть реализованы.
Обратная связь не только помогает развивать интранет, но и по-настоящему объединяет сотрудников. По сути, вместе они работают над корпоративной страницей, творческий процесс никогда не останавливается. Результатами этой работы становятся налаженное взаимодействие, возможность экономить время для выполнения ключевых задач и, как следствие, дружный коллектив и качественная реализация проектов.
Опубликовано 22.05.2018