Печать в безопасности и под полным контролем с Kyocera Net Manager
Неважно организованный бизнес никогда не был прибыльным, но в наши дни отсутствие осмотрительности в делах равносильно практически полному коммерческому краху. Конкурентов в любой области предостаточно, и многие среди них не прочь поживиться чужими коммерческими секретами. Клиенты вольны выбирать в Интернете среди десятков, если не сотен, схожих предложений. В такой ситуации просто не обойтись без надежной защиты своих данных и глубокой оптимизации непрофильных расходов.
Наиболее логичным первым шагом на этом пути представляется реорганизация офисной печати, о чем множество коммерсантов, к своему несчастью, даже не задумывается. А ведь уберечь от нескромных глаз конфиденциальную информацию, равно как и сэкономить материальные средства, сегодня вполне реально с минимальными финансовыми, временными и трудовыми затратами – за счет повышения эффективности печати и документооборота. Помочь в этом готово предлагаемое компанией Kyocera программное обеспечение Kyocera Net Manager (KNM).
Представляя собой комплексную интегрированную платформу для оптимизации контроля над расходами на печать и обеспечения информационной безопасности предприятия, это ПО выступает в качестве промежуточного узла между устройствами создания и хранения цифровых документов, с одной стороны, и аппаратными средствами печати, сканирования и копирования – с другой. В результате отправляемые на печать задания с любого подключенного к локальной сети компьютера, смартфона или иного устройства проходят предварительную обработку в соответствии с заранее определенными политиками, после чего перенаправляются на оптимальное для данной задачи печатающее устройство.
Этап автоматической предпечатной обработки обеспечивает в первую очередь разительное повышение информационной безопасности в ходе офисного документооборота. Благодаря встроенной функции Print&Follow документы попадают в очередь и дожидаются того момента, когда уполномоченный получить их сотрудник лично подойдет к указанному принтеру либо МФУ, чтобы подтвердить свою готовность получить предназначенную для него распечатку. Таким образом, практически исключается попадание важных бумаг (предварительных условий по еще не заключенному контракту, например) не в те руки, а значит и последующая утечка конфиденциальных данных к конкурентам.
К тому же четкая привязка каждой выводимой на печать страницы к учетной записи строго определенного сотрудника великолепно дисциплинирует персонал, снижая тем самым непрофильные расходы организации безо всяких дополнительных усилий со стороны ее менеджмента. Использовать печатный ресурс нецелевым образом в условиях полной деанонимизации заданий печати никто уже не решается. Более того, зачастую собственников предприятия по-настоящему поражают масштабы снижения расходов после внедрения KNM — в отсутствие специализированных средств контроля чрезвычайно сложно оценить весь размах нецелевого использования печатающей техники недобросовестными сотрудниками.
А все дело в том, что, по сравнению с оборотом даже небольшой компании, отдельный картридж, не говоря уже о пачке бумаги, стоит не чрезмерно дорого. Регулярное пополнение запасов расходных материалов воспринимается всеми подразделениями – от бухгалтерии центрального офиса до последнего отдаленного филиала – как неизбежность. Никто особо за интенсивностью расходов на печать не следит, да это и крайне затруднительно технически в отсутствие специальных программных средств. В результате принтеры и МФУ эксплуатируются под избыточной нагрузкой и, увы, далеко не всегда целевым образом.
KNM полностью снимает эту проблему, поскольку автоматически ведет непрерывный мониторинг эксплуатации устройств печати и контроль соответствующих затрат. Каждое отправленное на принтер задание фиксируется в журнале статистики на сервере. Для любого сотрудника и структурного подразделения в отдельности KNM позволяет назначать дифференцированные политики печати: предельно допустимое качество отпечатка, разрешение/запрет цветной печати, лимит на число страниц за определенный срок и т. п. А параллельно ликвидируется в корне такая проблема, как «мусорная» печать. Каждое задание выводится на бумагу лишь после упомянутой авторизации готового его получить сотрудника непосредственно на принтере либо МФУ: то бишь никто больше «не забывает» переставшие вдруг быть необходимыми бумаги в выходных лотках. Все невостребованные задания печати, накопленные в памяти KNM, через определенное время автоматически удаляются.
Еще один важный аспект организации офисной печати и документооборота в целом зачастую вовсе ускользает от внимания менеджмента: низкая эффективность обращения с входящими бумагами. На рутинные операции вроде сканирования документов, их ручной индексации и разметки, выявления нередких в ходе распознавания текста ошибок уходит слишком много времени. Теперь же, благодаря KNM, удается эффективно автоматизировать эти процессы и добиваться не только быстрой и точной оцифровки бумаг, но и маршрутизировать переведенные в цифровой вид документы по заранее указанным маршрутам, без участия человека формируя оперативные и долговременные тематические архивы с возможностью эффективного поиска по метаданным.
Невзирая на широту функциональной палитры KNM, для ее первичной настройки и регулярной эксплуатации не требуются специально обученные сотрудники. Администраторы и рядовые пользователи системы получают в свое распоряжение хорошо структурированный, интуитивно понятный интерфейс, предусматривающий довольно глубокую персонификацию ради упрощения и ускорения наиболее часто исполняемых на принтере либо МФУ задач. Так, интегрированное средство аутентификации предоставляет сотрудникам доступ к исполнению тех или иных задач путем ввода ПИН-кода, имени/пароля либо прикладывания ИД-карты, если аппарат оборудован соответствующим модулем. Предусмотрена также возможность двухэтапной аутентификации – например, по сочетанию ИД-карты и ПИН-кода, что критически снижает вероятность несанкционированного доступа к заданиям печати, копирования и сканирования.
Если МФУ часто используется для оцифровки документов с последующей переправкой цифровых копий в специально назначенную папку, на факс-сервер либо на некий адрес электронной почты, во внешнее облачное хранилище или в корпоративную систему управления документооборотом, оптимизировать эти задачи поможет средство сканирования в функцию, где под функцией подразумевается как раз заранее указанное место назначения. После этого оцифровка с доставкой цифровой копии (включая метаданные) будет производиться одним нажатием, что значительно ускорит рутинные процедуры обработки входящей документации.
Для мобильной работы с документами предназначено особое приложение – KYOCERA Mobile, которое поддерживает как печать с сотовых телефонов и планшетов, так и сканирование с последующей отправкой цифровой копии на мобильное устройство. Мобильная печать, как и любая другая в пределах контролируемой KNM офисной инфраструктуры, во всех деталях находит отражение в развитой системе отчетности. Она хранит детальную статистику обо всех распечатанных, отсканированных и скопированных документах, ведет учет затратам на печать с раскладкой по каждому пользователю в отдельности, по отделам или проектам.
Возможность роуминга заданий с использованием KNM пригодится крупным организациям, занимающим обширные офисы и/или обладающим развитой филиальной структурой. Это позволяет автоматически выбирать ближайший к данному пользователю и наилучшим образом соответствующий сформированному им заданию принтер либо МФУ. Сотрудникам же, часто нуждающимся в сканировании документов, придет на помощь такая отдельно лицензируемая возможность KNM, как интеллектуальный рабочий процесс: управление сканированием с последующим распознаванием текста и последующей автоматической отправкой оцифрованных документов в заранее назначенную локацию (папку на файл-сервере, облачное хранилище, почтовый адрес и т. п.) в соответствии с актуальными метаданными.
Еще одна особенность KNM, существенная для заказчиков с развитой филиальной структурой, — локальная буферизация печати. Она позволяет обойтись без серверов печати в каждом из филиалов, используя для аутентификации пользователей и управления заданиями лишь автономный вход KNM. Возможность синхронизации пользователей обеспечивает поддержку различных способов аутентификации, включая интеграцию с Azure Active Directory.
Если локальная сеть предприятия нуждается в разгрузке, KNM предусматривает спулинг клиента — заметное сокращение сетевого трафика за счет спулинга задания на клиентском ПК и освобождения его на любом печатающем устройстве. При этом у пользователей имеется возможность выводить на печать задания с использованием функций автономного входа в систему, локального спулинга и KNM Port Monitor даже при отсутствии связи с сервером, что существенно повышает отказоустойчивость печати.
Системные администраторы, сотрудники служб ИБ или менеджеры получают возможность архивировать все отпечатанные, скопированные и отсканированные документы с применением функции архивации заданий. При этом в целях повышения безопасности детали отчетности (названия работ, идентификатор пользователя) могут содержать только количество отпечатков на отдел или центр затрат, обеспечивая таким образом анонимность и конфиденциальность заданий.
Перед отправкой задания в KNM пользователь должен пройти процедуру аутентификации, что позволяет уверенно различать даже сотрудников, работающих за одним и тем же компьютером. Задание не будет отправлено, если выделенный лимит печати пользователя исчерпан, — в этом случае пользователь получит уведомление о действующих политиках печати благодаря интеграции с KX-драйвером. Унифицированный интерфейс Kyocera обеспечивает интеграцию KNM с другим ПО Kyocera, а также с ПО сторонних производителей. Пользователям доступен предварительный просмотр заданий с изучением цифровых образов в очереди печати и индивидуальным подтверждением каждого задания, а также автономный вход в систему — печатающее устройство будет кэшировать учетные данные пользователей в течение семи дней, что позволяет им копировать и печатать, даже если подключение к серверу недоступно.
В целом оснащенные веб-интерфейсом KNM устройства печати обеспечивают заказчикам особенно удобный способ управления оцифровкой и выводом документов на каждом уровне, снижая тем самым расходы на эксплуатацию печатающей техники и повышая уровень информационной безопасности. И всё это доступно фактически «из коробки» – сразу после установки новейшего оборудования печати Kyocera.
Иными словами, не стоит откладывать оптимизацию непрофильных расходов бизнеса, а начинать ее имеет смысл как раз с инфраструктуры офисной печати — для чего KNM предоставляет самый широкий спектр возможностей.
Опубликовано 30.01.2020
