Как организовать гибридную работу

В 2020 году все говорили об удаленной работе. Как сделать ее эффективной, как решать связанные с этим переходом проблемы. В 2021 году разговор перешел к обсуждению гибридной модели. Как организации могут объединить удаленных сотрудников с персоналом в действующих офисных помещениях теперь, рассказывают авторы блога.

По мере того как офисы вновь открываются, компании обнаруживают, что их сотрудники не стремятся отказываться от удаленной работы. Люди, перешедшие на «удаленку» из-за COVID-19, в подавляющем большинстве хотят продолжать это делать.

Самое популярное решение – это гибридная модель. Гибкие графики работы, удаленные члены команды и внимание к опыту сотрудников – вот лишь некоторые из основных направлений современного бизнеса.

Гибридные, эффективно управляемые модели работы позволяют организациям определять свое будущее, которое станет более гибким, цифровым и выгодным для сотрудников. Это дает преимущества для бизнеса за счет доступа к талантам, вне зависимости от их места жительства, лояльных сотрудников и внедрения инноваций.

Вот некоторые статистические данные, свидетельствующие о росте интереса к гибридным моделям работы:

• 55% американцев хотят работать как дома, так и в офисе (Стэнфордский институт исследований экономической политики).

• 42% готовы на уменьшение своей зарплаты ради большей гибкости на работе.

• Поколение Z скоро станет крупнейшим сегментом рабочей силы, и они заинтересованы в гибридном подходе к работе. 74% представителей поколения Z предпочли бы либо работать из дома, либо проводить время дома и на работе (Salesforce).

• 82% руководителей компаний планируют разрешить сотрудникам время от времени работать удаленно (Gartner).

Что такое гибридная рабочая модель?

Это бизнес-модель, сочетающая дистанционную и работу в офисе. Сотрудники работают из дома, но разница в том, что это не совсем удаленная работа. Компании сохраняют свои офисные помещения, но используют их иначе, чем при традиционной модели работы. Офисы теперь зарезервированы для личных встреч и коммуникаций между членами команды по определенным дням, а остальное время многие трудятся дистанционно.

Время в офисе теперь используется для совместных инициатив. Оно может включать все, что угодно, от презентаций, тренингов по построению команды до представления новых проектов или любых других мероприятий, где нужно объединить сотрудников для личного общения.

Результат? У сотрудников есть доступ ко всем возможностям, способным сделать удаленную работу привлекательной, но ни к одной из проблем, которые приводят к ограничению общения или одиночеству. Они могут работать из дома, но периодически приходят в офис, чтобы социально взаимодействовать со своими коллегами.

Не существует установленного или идеального количества дней, в течение которых сотрудники должны находиться в офисе для построения гибридной модели работы. Это может быть что угодно: от одного рабочего дня в неделю в офисе до трех или четырех дней или, возможно, до графика на месяц, когда вся команда находится на месте в течение определенного времени для совместной работы. Если в вашем бизнесе есть сотрудники, умеющие гибко распределять свое время между работой дома и в офисе, то вы управляете гибридной рабочей силой.

Преимущества гибридной бизнес-модели

Повышенная продуктивность

Традиционно долгое время существовало опасение, что разрешение сотрудникам работать из дома сделает их менее продуктивными. Это оказалось мифом. Фактически удаленные сотрудники часто оказываются более продуктивными, чем их коллеги, работающие в офисе.

Согласно опросу, проведенному международной консалтинговой компанией BCG, три четверти работников из Германии, Индии и США, которые перешли на удаленку во время COVID-19, говорят, что они по крайней мере так же продуктивно выполняют свои индивидуальные задачи, как и до пандемии. И около половины сообщают, что они так же продуктивны в совместных задачах, как обычно в конференц-залах или комнатах для групп.

Однако нет сомнений в том, что сотрудники, работающие из дома, действительно сталкиваются с некоторыми проблемами, связанными с чувством изолированности, одиночества или несогласованности со своими коллегами.

Повышение удовлетворенности сотрудников

Гармоничный баланс между работой и личной жизнью – одно из самых привлекательных предложений, которые вы можете сделать своим сотрудникам и потенциальным кандидатам на работу. Гибридная модель предоставляет сотрудникам больше свободы в выборе того, когда и где они могут работать. Эта повышенная автономия позволяет сотрудникам приспособиться к работе наиболее эффективно и приводит к повышению уровня удовлетворенности, снижению текучести кадров и увеличению количества сотрудников, которые стремятся помочь вашему бизнесу в достижении своих целей.

В модели, ориентированной на офис, ожидается, что люди будут работать ежедневно день с 9 до 17 часов. Гибридная модель дает сотрудникам больше гибкости для выполнения своих задач, когда они наиболее продуктивны. Например, одни люди лучше всего работают рано утром, а другие – вечером.

Уменьшение риска заразиться

В опросе Envoy, проведенном совместно с Wakefield Research большинство (66%) сотрудников заявили, что беспокоятся о своем здоровье и безопасности, когда дело доходит до возвращения на работу. Меньшее количество людей на рабочем месте снижает вероятность того, что больной сотрудник заразит других. А поскольку в большинстве гибридных моделей у людей есть возможность работать удаленно, больной сотрудник может вообще оставаться дома.

Снижение бизнес-затрат

С повышением удовлетворенности сотрудников компания экономит деньги на текучести кадров и связанных с этим расходах, необходимых для поиска нового подходящего кандидата на квалифицированную должность, в то время как повышение производительности существующих сотрудников приведет к более качественной работе, выполняемой для ваших клиентов и увеличению прибыли вашей компании.

Возможность нанимать таланты из любой точки мира

Доступ к более широкому кругу талантов означает, что вы можете нанимать людей со специальными навыками. Это может дать вашей организации конкурентное преимущество, помочь вам выйти на новые рынки и обеспечить круглосуточную производительность.

С чего начать?

Для того чтобы создать гибридную модель, которая будет эффективна для вашей компании, поговорите со своими сотрудниками, чтобы узнать их потребности. Это люди, которые многое выиграют (или потеряют) от изменений, внесенных в вашу модель работы. Вовлекая их в процесс, вы можете создать рабочую модель, которая будет мотивировать ваших сотрудников делать свою работу наилучшим образом. Сделайте опрос, чтобы оценить настроения сотрудников в отношении гибридной модели. Например, сколько дней в неделю они планируют работать в офисе. И если бы у них был доступ к офисному помещению ближе к дому, предпочли ли они его использовать вместо того, чтобы добираться до работы?

Проанализировав результаты опроса, вы поймете, насколько востребована гибридная работа в вашей организации. Вы также должны увидеть, какие гибкие условия больше всего нравятся сотрудникам, и начать соответствующим образом адаптировать свою модель.

Создайте офисное расписание для управления трафиком на рабочем месте и обеспечения гибкости для сотрудников. Есть несколько способов подойти к этому вопросу. Например, вы можете решить, что сотрудники будут работать на месте в определенные дни или недели. Или вы можете предложить настраиваемое расписание, в котором менеджеры устанавливают график для своей команды.

Какие технологии необходимы для поддержки гибридного рабочего места?

Помня о преимуществах, описанных выше, организации должны убедиться, что у них есть нужные технологии и инструменты, чтобы их сотрудники работали из дома так же продуктивно, как и в офисе.

Независимо от места важно, чтобы они могли работать совместно со своими коллегами, общаться с клиентами, использовать программное обеспечение, необходимое для выполнения задач и доступа к рабочим ресурсам.

Любая успешная гибридная модель должна быть стратегически продумана, а технологии – лежать в основе решения. Вот несколько ключевых технологий, которые бизнес должен учитывать при переходе на гибридную модель.

Коммуникационные инструменты

Хотя ваши сотрудники имеют возможность приходить в офис, им по-прежнему необходимо общаться и работать над проектами со своими коллегами, находясь за его пределами. Поскольку они не могут подходить к столам друг друга, находясь дома, используйте такие инструменты, как обмен мгновенными сообщениями и видео-конференц-связь. Такое программное обеспечение, как Zoom и Microsoft Teams, поможет улучшить совместную деятельность и общение в гибридной рабочей среде. Поощряйте общение между сотрудниками, которые приходят в офис, создавая комнаты для собраний, комнаты Microsoft Team, комнаты Zoom, комнаты для совещаний и другие места для совместной работы. Мы ранее писали об этом в статье, посвященной полезным инструментам для виртуальных встреч.

Управление проектом

Для дальнейшего развития ваших проектов крайне важно, чтобы ваши сотрудники имели полное представление о своих задачах, независимо от того, откуда они работают. Члены команды должны иметь возможность легко видеть приоритеты, результаты и работу, которую им необходимо выполнить для достижения целей проекта.

Для упрощения этой задачи рассмотрите возможность внедрения в свои процессы инструментов управления проектами, таких как Microsoft Teams Planner, Basecamp, Teamwork, Monday или Trello. Это будет способствовать беспрепятственному выполнению задач независимо от того, работают ли ваши сотрудники из дома или в офисе. Более широкий выбор инструментов представлен в статье "Проекты".

Единая платформа

Поскольку ваш персонал рассредоточен по разным адресам, важно, чтобы сотрудники могли использовать одну платформу, где у них есть возможность получить доступ ко всему, что им нужно для выполнения своей работы. Вот где может помочь внедрение объединенных коммуникаций (UC).

UC – это объединение различных облачных коммуникационных инструментов, таких как видео-конференц-связь, обмен мгновенными сообщениями, VoIP, телефонные системы и обмен файлами на одной центральной платформе. Это помогает поддерживать гибридную рабочую среду, способствуя сотрудничеству, предоставляя сотрудникам доступ ко всему, что им нужно, где бы они ни находились, и удобный пользовательский интерфейс.

Физическое оборудование

Любой сотрудник, который покидает рабочее место в офисе, не должен использовать свой персональный компьютер. Это может стать серьезной проблемой для безопасности вашей организации, а также означает, что у них, скорее всего, не будет доступа ко всем инструментам, необходимым для эффективного выполнения своей работы. Инвестируйте в оборудование для каждого сотрудника, чтобы ваша ИТ-команда могла полностью контролировать используемые технологии и меры кибербезопасности.

Варианты гибридной работы

Пока гибридная модель выглядит по-разному для каждой организации, но есть несколько общих тем. Их рекомендует в своем блоге Хейли Гриффитс (Hailley Griffis).

REMOTE-FIRST. В первую очередь удаленная

Многие руководители предпочитают использовать удаленное управление, что соответствует операционной работе полностью удаленной компании, за некоторыми исключениями. Примечательно, что большинство из них сохранят свои офисы в качестве места для работы сотрудников. Некоторые из них предоставляют такую же гибкость для каждого сотрудника, хотя они могут потребовать от отдельных специалист продолжать приходить в офис, если их работа требует физического присутствия.

Главный принцип заключается в том, что компания должна действовать как полностью удаленная компания с сотрудниками, разбросанными по часовым поясам и по умолчанию использующими онлайн-связь.

Мы уже видим примеры перехода бизнеса к этой структуре. Например, Quora объявила о переходе на удаленную первую модель. Их генеральный директор Адам Д'Анджело так объяснил их модель: «Удаленная работа будет основным направлением нашей компании – по умолчанию для всех вариантов».

Такой подход означает, что сотрудники могут переехать из офиса, но компания сохранит офисное пространство для тех сотрудников, которые его ценят. Кстати, он уточнил, что не будет работать вне офиса и находиться там чаще, чем раз в месяц, как и другое руководство.

Dropbox также переходит на дистанционное управление. Хотя Dropbox имеет офисные помещения по всему миру, компания планирует изменения в использовании таких пространств. В своем блоге на эту тему компания заявила: «Dropbox Studios будет предназначена для совместной работы и создания сообщества, и сотрудники не смогут использовать их для личной одиночной деятельности». У компании будет меньше шансов столкнуться с некоторыми из общих проблем, связанных с гибридной моделью, если она определит конкретные варианты использования офисного пространства.

Как и при полностью распределенной удаленной работе, «сначала удаленная» не означает, что товарищи по команде никогда не видят друг друга. Большинство полностью удаленных компаний организуют какой-либо тип ежегодного выездного семинара, и многие сотрудники, проживающие в одном городе, могут иногда работать вместе.

OFFICE-OCCASIONAL. Периодическая офисная

Некоторые компании намерены вернуться в офис. Возможно, они не хотят терять деньги от неиспользованных офисных помещений. Эти предприятия могут создать гибридную модель, которая характеризуется как периодическая офисная.

Идея здесь в том, что сотрудники приходят в офис несколько раз в неделю. В отличие от настройки Dropbox с удаленным доступом, в которой офисные помещения используются исключительно для совместной работы, в этой модели офис предполагает сочетание сотрудничества и индивидуальной работы. В зависимости от потребностей компании это может быть довольно свободная политика (например, сотрудники получают указание приходить в офис два дня в неделю по их выбору), или могут быть более жесткие правила (например, ожидается, что сотрудники будут работать в офисе каждый понедельник и четверг).

Суть этой модели заключается в том, что компания не переходит на полностью удаленное управление, как в первом примере. Вместо этого они предпочитают сохранить офис и требовать от сотрудников проводить в нем некоторое время. Отдельные сотрудники могут даже захотеть проводить там больше времени, чем требуется. При этом персонал будет в основном местным, а не распределенным.

Руководству также следует обращать пристальное внимание на различный опыт коллег по команде в зависимости от того, как часто и насколько регулярно они работают из офиса.

OFFICE-FIRST. В первую очередь офисная

Другой вариант – сохранить и офис, и удаленную работу, но назначить офис основным местом для работы, что было обычным делом до COVID-19. Небольшой процент сотрудников компаний останется на «удаленке», а остальные будут работать в главном офисе. Этот подход особенно распространен, если вся команда руководителей находится в офисе. Остальная часть компании, скорее всего, будет по умолчанию также сосредоточена в офисе, поскольку руководство обычно ведет личные беседы с подчиненными.

В этой модели компания предлагает политику удаленной работы, но те, кто работает в офисе, и те, кто трудится дистанционно, различаются связями и возможностями, которые офисные сотрудники получают, работая в таком тесном контакте с руководством.

Например, если большая часть маркетинговой команды находится в офисе, но несколько человек предпочитают оставаться на «удаленке», есть большая вероятность, что основная часть установит более тесные отношения исключительно в результате ежедневной совместной работы. В целом, самая большая ошибка этого подхода заключается в том, что удаленные сотрудники могут в итоге почувствовать себя людьми второго сорта. У них также часто меньше возможностей для карьерного роста. Эта комбинация плохо сказывается на вовлеченности, производительности и удержании сотрудников.

***

Успешная гибридная модель работы должна быть стратегически продумана, чтобы сотрудники могли эффективно работать и выстраивать необходимые коммуникации. Правильно реализованные модели работы позволят организациям привлекать таланты, внедрять инновации и создавать ценность для всех заинтересованных сторон.