УправлениеИТ в бизнесе

Облачный документооборот без лишних затрат

Григорий Рудницкий | 21.10.2014

Облачный документооборот без лишних затрат

Недавно мы рассказывали о вологодском ИТ-кластере «Изумрудная долина» – сообществе региональных ИТ-компаний, объединившихся с целью более эффективной коммуникации и совместной работы над проектами. Настала пора рассказать об одном из наиболее значимых результатов такого сотрудничества, интерес к которому вышел далеко за пределы Вологодской области.

Недавно мы рассказывали о вологодском ИТ-кластере «Изумрудная долина» – сообществе региональных ИТ-компаний, объединившихся с целью более эффективной коммуникации и совместной работы над проектами. Настала пора рассказать об одном из наиболее значимых результатов такого сотрудничества, интерес к которому вышел далеко за пределы Вологодской области.

Общероссийская организация «Опора России» в представлении не нуждается: это прежде всего общественная площадка для заинтересованного диалога среднего и малого бизнеса со всеми ветвями власти и экспертным сообществом страны. Вот уже на протяжении многих лет «Опора России» организует отраслевые конференции, форумы, оказывает информационно-правовую поддержку через свой центральный офис и широкую сеть региональных представительств.

Важную роль в деятельности «Опоры России» играет обработка и контроль за исполнением большого количества документов как в бумажной, так и электронной форме. Учитывая специфику организации, ее представителям нередко приходится работать вне служебных кабинетов, испытывая при этом потребность в актуальной информации и информационной поддержке. К тому же среди экспертов «Опоры России» есть и маломобильные люди, которым также необходим полноценный доступ к электронному документообороту .

Иными словами, перед руководителями сообщества со всей остротой встала задача автоматизировать процессы исполнения и документационного обеспечения как в центральном офисе, так и в региональных отделениях (. А поскольку в рамках общественной организации не предусмотрено ни ИТ-инфраструктуры, ни ИТ-службы (офис и региональные подразделения располагаются, как правило, на арендованных площадях и могут быть перемещены в другое место в любой момент), необходимо было предусмотреть вариант временных мобильных рабочих мест на период конференций, форумов, конгрессов и других мероприятий.

Как нам рассказала Анастасия Сакова, заместитель генерального директора вологодской компании «Логасофт», выступившей исполнителем вышеозначенных работ, заказчику предложили реализовать электронный документооборот как сервис. Все задачи по администрированию, обеспечению надежности и бесперебойности ПО, а также безопасности «Логасофт» взяла на себя. А существенную финансовую выгоду «Опора России» получила благодаря тому, что стоимость эксплуатации ЦОДа, контакт-центра и услуги персонала в Вологде значительно дешевле, чем в Москве. По словам Анастасии Саковой, все этапы работ подрядчик выполнял за счет собственных средств, а возврат затрат будет происходить за счет передачи ПО в аренду «Опоре России». Расчетный срок окупаемости проекта составляет три года.

Возможности ИС

Согласно архитектуре проекта, сама информационная система размещается в ЦОДе компании «Логасофт», а подключение рабочих мест пользователей к ней осуществляется через Интернет. Доступ к устройствам – скан, факсам – реализован через специальное ПО, в остальных случаях для работы с информационной системой пользователям необходим только интернет-браузер. В качестве программной платформы для ИС было выбрано решение «1С:Предприятие». На стороне клиента может использоваться практически любая современная операционная система – Windows, Mac OS, Linux. Кроме того, имеется мобильное приложение для iOS и Android, работающее в асинхронном режиме, что не требует постоянного подключения к Сети. Фактически все, что нужно для полноценной работы в новой информационной системе «Опоры России»,– это доступ в Интернет на скорости не менее 512 Кбит/с.

Серверная часть информационной системы представляет собой кластер решений под управлением ОС Windows Server (на нем работает сервер приложений «1С» на базе СУБД Windows SQL Server). ЦОД заказчика имеет 100%-ное резервирование по оборудованию и собственную систему резервного питания с помощью дизель-генераторов (в случае глобальных сбоев система может быть быстро восстановлена из резервного дата-центра, расположенного в другом регионе). В свою очередь, подрядчик располагает собственной службой поддержки пользователей ServiceDesk с ПО, работающей в соответствии с методиками ITIL, а также контакт-центром.

Шаги в будущее

Проект, по словам Анастасии Саковой, можно разделить на четыре этапа. Первым шагом стали предпроектное обследование, уточнение технических параметров подключений, установка необходимого ПО на компьютеры заказчика и тестовый запуск системы в режиме облака. Следующий шаг – заполнение карт бизнес-процессов, ввод пользователей и разграничение прав доступа, после чего систему запустили в опытную эксплуатацию. Третий этап был посвящен обучению пользователей: три стадии по 16 часов каждая (весь процесс занял около двух месяцев).

И наконец, на четвертом, заключительном этапе проекта была осуществлена тонкая настройка бизнес-процессов в информационной системе, выстроены процессы взаимодействия с компанией, обслуживающей оборудование в центральном офисе, сконфигурированы процессы прямого обмена электронными документами с регионами через сервер внешнего документооборота и подключены мобильные приложения. Итогом всех этих усилий стал запуск системы в промышленную эксплуатацию. Несмотря на географическую удаленность компании-подрядчика, все работы были завершены в течение шести месяцев.

«Решение уникально для рынка – автоматизация процессов документооборота и потоков работ общероссийской общественной организации в режиме облака. Проект достаточно легко тиражируется на региональные отделения заказчика и может быть предложен другим общественным организациям и компаниям, не заинтересованным в серьезных инвестициях в развитие собственной ИТ-инфраструктуры, что, разумеется, не препятствует созданию таковой в дальнейшем и миграции ПО, – комментирует Анастастия Сакова. – Использование квалифицированных электронных подписей и системы внешнего документооборота позволяет организовать прямой обмен электронными документами между всеми субъектами и формировать единое электронное информационное пространство деятельности общественной организации. А устранение пробелов в законодательстве и принятие Федерального закона “Об электронном документе” откроет перспективу работы с органами власти по механизмам, аналогичным СМЭВ».

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 10/2014], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Мы много и часто говорим о том, что "ИТ меняют наш мир". Посмотрим, как это происходит в Китае с применением конкретных инструментов и затрагивает сотни миллионов человек.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Conversations – конференция для бизнеса и разработчиков
ОНЛАЙН
12 900 руб
21.06.2021 — 22.06.2021
09:00–18:00
Apple Tech Business Week
Санкт-Петербург, IT-пространство для бизнеса Resonance Space
22.06.2021 — 24.06.2021
VI Конференция ЦИПР-2021
Нижний Новгород, ул. Совнаркомовская, дом 13, «Нижегородская Ярмарка»
15 000 руб
23.06.2021
Выставка «EXPO-RUSSIA KAZAKHSTAN 2021»
Республика Казахстан
23.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
ЖКХ Будущего. Актуальные вопросы и решения
ОНЛАЙН
10 500 руб
24.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00