IT ManagerИТ в бизнесеИнфраструктура

Облачный документооборот без лишних затрат

Григорий Рудницкий | 21.10.2014

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Облачный документооборот без лишних затрат

Недавно мы рассказывали о вологодском ИТ-кластере «Изумрудная долина» – сообществе региональных ИТ-компаний, объединившихся с целью более эффективной коммуникации и совместной работы над проектами. Настала пора рассказать об одном из наиболее значимых результатов такого сотрудничества, интерес к которому вышел далеко за пределы Вологодской области.

Общероссийская организация «Опора России» в представлении не нуждается: это прежде всего общественная площадка для заинтересованного диалога среднего и малого бизнеса со всеми ветвями власти и экспертным сообществом страны. Вот уже на протяжении многих лет «Опора России» организует отраслевые конференции, форумы, оказывает информационно-правовую поддержку через свой центральный офис и широкую сеть региональных представительств.

Важную роль в деятельности «Опоры России» играет обработка и контроль за исполнением большого количества документов как в бумажной, так и электронной форме. Учитывая специфику организации, ее представителям нередко приходится работать вне служебных кабинетов, испытывая при этом потребность в актуальной информации и информационной поддержке. К тому же среди экспертов «Опоры России» есть и маломобильные люди, которым также необходим полноценный доступ к электронному документообороту .

Иными словами, перед руководителями сообщества со всей остротой встала задача автоматизировать процессы исполнения и документационного обеспечения как в центральном офисе, так и в региональных отделениях (. А поскольку в рамках общественной организации не предусмотрено ни ИТ-инфраструктуры, ни ИТ-службы (офис и региональные подразделения располагаются, как правило, на арендованных площадях и могут быть перемещены в другое место в любой момент), необходимо было предусмотреть вариант временных мобильных рабочих мест на период конференций, форумов, конгрессов и других мероприятий.

Как нам рассказала Анастасия Сакова, заместитель генерального директора вологодской компании «Логасофт», выступившей исполнителем вышеозначенных работ, заказчику предложили реализовать электронный документооборот как сервис. Все задачи по администрированию, обеспечению надежности и бесперебойности ПО, а также безопасности «Логасофт» взяла на себя. А существенную финансовую выгоду «Опора России» получила благодаря тому, что стоимость эксплуатации ЦОДа, контакт-центра и услуги персонала в Вологде значительно дешевле, чем в Москве. По словам Анастасии Саковой, все этапы работ подрядчик выполнял за счет собственных средств, а возврат затрат будет происходить за счет передачи ПО в аренду «Опоре России». Расчетный срок окупаемости проекта составляет три года.

Возможности ИС

Согласно архитектуре проекта, сама информационная система размещается в ЦОДе компании «Логасофт», а подключение рабочих мест пользователей к ней осуществляется через Интернет. Доступ к устройствам – скан, факсам – реализован через специальное ПО, в остальных случаях для работы с информационной системой пользователям необходим только интернет-браузер. В качестве программной платформы для ИС было выбрано решение «1С:Предприятие». На стороне клиента может использоваться практически любая современная операционная система – Windows, Mac OS, Linux. Кроме того, имеется мобильное приложение для iOS и Android, работающее в асинхронном режиме, что не требует постоянного подключения к Сети. Фактически все, что нужно для полноценной работы в новой информационной системе «Опоры России»,– это доступ в Интернет на скорости не менее 512 Кбит/с.

Серверная часть информационной системы представляет собой кластер решений под управлением ОС Windows Server (на нем работает сервер приложений «1С» на базе СУБД Windows SQL Server). ЦОД заказчика имеет 100%-ное резервирование по оборудованию и собственную систему резервного питания с помощью дизель-генераторов (в случае глобальных сбоев система может быть быстро восстановлена из резервного дата-центра, расположенного в другом регионе). В свою очередь, подрядчик располагает собственной службой поддержки пользователей ServiceDesk с ПО, работающей в соответствии с методиками ITIL, а также контакт-центром.

Шаги в будущее

Проект, по словам Анастасии Саковой, можно разделить на четыре этапа. Первым шагом стали предпроектное обследование, уточнение технических параметров подключений, установка необходимого ПО на компьютеры заказчика и тестовый запуск системы в режиме облака. Следующий шаг – заполнение карт бизнес-процессов, ввод пользователей и разграничение прав доступа, после чего систему запустили в опытную эксплуатацию. Третий этап был посвящен обучению пользователей: три стадии по 16 часов каждая (весь процесс занял около двух месяцев).

И наконец, на четвертом, заключительном этапе проекта была осуществлена тонкая настройка бизнес-процессов в информационной системе, выстроены процессы взаимодействия с компанией, обслуживающей оборудование в центральном офисе, сконфигурированы процессы прямого обмена электронными документами с регионами через сервер внешнего документооборота и подключены мобильные приложения. Итогом всех этих усилий стал запуск системы в промышленную эксплуатацию. Несмотря на географическую удаленность компании-подрядчика, все работы были завершены в течение шести месяцев.

«Решение уникально для рынка – автоматизация процессов документооборота и потоков работ общероссийской общественной организации в режиме облака. Проект достаточно легко тиражируется на региональные отделения заказчика и может быть предложен другим общественным организациям и компаниям, не заинтересованным в серьезных инвестициях в развитие собственной ИТ-инфраструктуры, что, разумеется, не препятствует созданию таковой в дальнейшем и миграции ПО, – комментирует Анастастия Сакова. – Использование квалифицированных электронных подписей и системы внешнего документооборота позволяет организовать прямой обмен электронными документами между всеми субъектами и формировать единое электронное информационное пространство деятельности общественной организации. А устранение пробелов в законодательстве и принятие Федерального закона “Об электронном документе” откроет перспективу работы с органами власти по механизмам, аналогичным СМЭВ».

Журнал IT-Manager № 10/2014    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторах

Григорий Рудницкий

Григорий Рудницкий

Историк по образованию. В ИТ-прессе – бумажной и онлайновой – с 2002 года: публикуется в изданиях, ориентированных как на домашних, так и на корпоративных пользователей. Любимые темы: гаджеты, мобильность, облачные сервисы, свободное программное обеспечение.


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

15.11.2018
Teradata Форум 2018

Москва, Отель «Ритц-Карлтон»

15.11.2018
Docsvision User Day 2018

Москва, ул. Поклонная, д.3 (м. Кутузовская), конференц-центр Newsroom

20.11.2018
Intel® Innovation Day – Осень 2018

Москва, Россия, г.Москва, Новинский бульвар, 8, стр.2 Лотте Отель Москва

22.11.2018
Передача Audio, Video и KVM по IP: решения, опыт, истории успеха

Казань, пр. Фатыха Амирхана, 1A, комплекс «Казанская Ривьера».