УправлениеИТ в бизнесе

Запланированные покупки: три ступени процесса

Григорий Рудницкий | 22.09.2016

Запланированные покупки: три ступени процесса

Сегодня руководители компаний зачастую не воспринимают планирование закупок в качестве отдельного бизнес-процесса, а сотрудникам приходится всякий раз терять время, дабы выяснить, к кому из руководства нужно обратиться, чтобы утвердить заявку на приобретение того или иного оборудования.

Все мы привыкли планировать семейный бюджет, приобретая только то, что действительно необходимо, и тогда, когда на эту покупку есть средства. Однако автоматизация планирования закупок во многих коммерческих компаниях и государственных структурах оставляет желать лучшего, а кое-где ее и вовсе нет, что приводит к целому ряду негативных последствий: нарушению сроков поставки, приобретению неоправданно дорогих либо, наоборот, дешевых и низкокачественных товаров, росту неиспользованных складских остатков и т. д. А в итоге – к невыполнению задач и срыву обязательств.

Условно бизнес-процесс планирования закупок можно разделить на три части. Первая – «От потребности до закупки» – охватывает промежуток от формирования плана по закупкам до старта конкурсных процедур. Вторая – «От закупки до платежа» – включает в себя процесс от заключения договора с выбранным поставщиком до формирования платежных документов. Наконец, третья часть – «От платежа до поставки». Чтобы все эти участки функционировали с максимальной эффективностью, необходимо создать единое информационное пространство, которое бы включало в себя заказчика с его дочерними структурами, подрядчиков, поставщиков, а также производителей закупаемой продукции.

В этом случае решается сразу несколько задач: сокращается разрыв между производственным планом и планом закупок; оптимизируются бюджет, выделяемый на закупки и сам процесс закупок, благодаря налаженному обмену данными в едином информационном пространстве между заказчиком, поставщиком и производителем.

img

К сожалению, сегодня руководители компаний зачастую не воспринимают планирование закупок в качестве отдельного бизнес-процесса, а сотрудникам приходится всякий раз терять время, дабы выяснить, к кому из руководства нужно обратиться, чтобы утвердить заявку на приобретение того или иного оборудования. Подобная ситуация, по словам Петра Рыбакова, начальника отдела управления процессами и сервисами компании RedSys, наблюдается не только в коммерческих компаниях, но и в госструктурах. В последних, в частности, очень жестко регламентирован процесс составления и публикации конкурсной документации, однако предшествующий процесс – сбора потребностей на местах – ведется вручную, а из-за жестких и заранее определенных бюджетных рамок часто нет возможности заказать именно то, что необходимо.

Комплексный инструмент BPMS

Таким образом, заказчикам требуется комплексное решение, способное полностью автоматизировать бизнес-процесс управления закупками, предоставлять единый маршрут, позволяющий сотрудникам в считаные минуты оформить свои потребности в той или иной продукции, а затем получить ее в срок и по оптимальной цене. Руководство же благодаря такому решению сможет контролировать сроки и бюджет, выделяемый структурным подразделениям, что в целом очень положительно сказывается на прозрачности управления компанией. Наконец, будут снижаться и убытки, поскольку качество приобретаемых товарно-материальных ценностей будет соответствовать требованиям подразделений, запланировавших покупку.

Таким комплексным инструментом может стать система по управлению бизнес-процессами – BPMS. Компания RedSys, крупный российский бизнес-ИТ-интегратор, создает такое решение на платформе IBM BPM, добавив в нее ряд собственных разработкок и ноу-хау.

Как уже говорилось выше, чтобы построить в компании систему планирования закупок, необходимо создать единое информационное пространство, в которое были бы вовлечены все заинтересованные стороны. Поэтому одним из ключевых элементов решения, по словам Петра Рыбакова, выступает централизованный и постоянно пополняемый каталог оборудования. «Причем поставщики сами смогут актуализировать информацию в каталоге, если им выгодно работать с этим заказчиком, – поясняет он. – Особенно это актуально для госсектора, так как при запуске конкурсных процедур такой поставщик автоматически попадает в шорт-лист, и при отсутствии в каталоге товарных позиций, соответствующих по всем параметрам пожеланиям заказчика, он всегда сможет выбрать что-то аналогичное или похожее по характеристикам, цене либо срокам поставки. При этом все стороны закупочного процесса с помощью данного решения могут коммуницировать друг с другом с целью согласования позиций, сроков, стоимости и других параметров. Если же все эти операции осуществлять вручную, то поиск нужного товара и наиболее подходящих условий его приобретения может занять не одну неделю».

Помимо единого каталога товарно-материальных ценностей, услуг, поставщиков и производителей, новое решение компании RedSys полностью автоматизирует сам процесс подготовки плана закупок с учетом пожеланий всех его участников, а также обладает встроенными средствами проверки сделок по различным условиям и критериям, чтобы оптимизировать маршрут этого процесса. Данные в систему можно вводить вручную либо наладить интеграцию с различными ИС, используемыми заказчиком. К примеру, это могут быть решение, автоматизирующее техническое обслуживание и ремонт (ТОИР), или производственная система, в которой сотрудники ведут свои планы работ. «Инженер-планировщик, которому предстоит осуществить ремонт, описывает в своей производственной системе задачу, а необходимое оборудование и детали уже поступают в решение для планирования закупок, после чего эту информацию видит как ответственный за закупки, так и все остальные участники процесса. То есть они сразу же понимают, для чего нужна та или иная товарная позиция, на что она влияет и почему ее необходимо заказать. Если вдруг план работ будет изменен, вся информация в системе планирования закупок также будет автоматически обновлена», – подчеркивает Петр Рыбаков. При необходимости и по желанию заказчика возможна интеграция и с финансово-учетными системами.

Итак, система планирования от RedSys обеспечивает максимальную прозрачность и контроль показателей самого важного участка бизнес-процесса управления закупками – «От потребности до закупки». Кроме того, это решение создает единое информационное пространство, в котором взаимодействуют друг с другом покупатель и все заинтересованные стороны. А самое главное – грамотное планирование процесса закупок повышает эффективность производства, сокращает потери и способствует снижению себестоимости выполняемых работ.

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 09/2016], Подписка на журналы

RedSys


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Мы много и часто говорим о том, что "ИТ меняют наш мир". Посмотрим, как это происходит в Китае с применением конкретных инструментов и затрагивает сотни миллионов человек.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Apple Tech Business Week
Санкт-Петербург, IT-пространство для бизнеса Resonance Space
22.06.2021 — 24.06.2021
VI Конференция ЦИПР-2021
Нижний Новгород, ул. Совнаркомовская, дом 13, «Нижегородская Ярмарка»
15 000 руб
23.06.2021
Выставка «EXPO-RUSSIA KAZAKHSTAN 2021»
Республика Казахстан
23.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
ЖКХ Будущего. Актуальные вопросы и решения
ОНЛАЙН
10 500 руб
24.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
XII форум инновационных технологий InfoSpace 2021
Москва, Космодамианская наб., 52/7, «Центр Цифрового Лидерства»
25.06.2021
09:00