Запланированные покупки: три ступени процесса
Все мы привыкли планировать семейный бюджет, приобретая только то, что действительно необходимо, и тогда, когда на эту покупку есть средства. Однако автоматизация планирования закупок во многих коммерческих компаниях и государственных структурах оставляет желать лучшего, а кое-где ее и вовсе нет, что приводит к целому ряду негативных последствий: нарушению сроков поставки, приобретению неоправданно дорогих либо, наоборот, дешевых и низкокачественных товаров, росту неиспользованных складских остатков и т. д. А в итоге – к невыполнению задач и срыву обязательств.
Условно бизнес-процесс планирования закупок можно разделить на три части. Первая – «От потребности до закупки» – охватывает промежуток от формирования плана по закупкам до старта конкурсных процедур. Вторая – «От закупки до платежа» – включает в себя процесс от заключения договора с выбранным поставщиком до формирования платежных документов. Наконец, третья часть – «От платежа до поставки». Чтобы все эти участки функционировали с максимальной эффективностью, необходимо создать единое информационное пространство, которое бы включало в себя заказчика с его дочерними структурами, подрядчиков, поставщиков, а также производителей закупаемой продукции.
В этом случае решается сразу несколько задач: сокращается разрыв между производственным планом и планом закупок; оптимизируются бюджет, выделяемый на закупки и сам процесс закупок, благодаря налаженному обмену данными в едином информационном пространстве между заказчиком, поставщиком и производителем.
К сожалению, сегодня руководители компаний зачастую не воспринимают планирование закупок в качестве отдельного бизнес-процесса, а сотрудникам приходится всякий раз терять время, дабы выяснить, к кому из руководства нужно обратиться, чтобы утвердить заявку на приобретение того или иного оборудования. Подобная ситуация, по словам Петра Рыбакова, начальника отдела управления процессами и сервисами компании RedSys, наблюдается не только в коммерческих компаниях, но и в госструктурах. В последних, в частности, очень жестко регламентирован процесс составления и публикации конкурсной документации, однако предшествующий процесс – сбора потребностей на местах – ведется вручную, а из-за жестких и заранее определенных бюджетных рамок часто нет возможности заказать именно то, что необходимо.
Комплексный инструмент BPMS
Таким образом, заказчикам требуется комплексное решение, способное полностью автоматизировать бизнес-процесс управления закупками, предоставлять единый маршрут, позволяющий сотрудникам в считаные минуты оформить свои потребности в той или иной продукции, а затем получить ее в срок и по оптимальной цене. Руководство же благодаря такому решению сможет контролировать сроки и бюджет, выделяемый структурным подразделениям, что в целом очень положительно сказывается на прозрачности управления компанией. Наконец, будут снижаться и убытки, поскольку качество приобретаемых товарно-материальных ценностей будет соответствовать требованиям подразделений, запланировавших покупку.
Таким комплексным инструментом может стать система по управлению бизнес-процессами – BPMS. Компания RedSys, крупный российский бизнес-ИТ-интегратор, создает такое решение на платформе IBM BPM, добавив в нее ряд собственных разработкок и ноу-хау.
Как уже говорилось выше, чтобы построить в компании систему планирования закупок, необходимо создать единое информационное пространство, в которое были бы вовлечены все заинтересованные стороны. Поэтому одним из ключевых элементов решения, по словам Петра Рыбакова, выступает централизованный и постоянно пополняемый каталог оборудования. «Причем поставщики сами смогут актуализировать информацию в каталоге, если им выгодно работать с этим заказчиком, – поясняет он. – Особенно это актуально для госсектора, так как при запуске конкурсных процедур такой поставщик автоматически попадает в шорт-лист, и при отсутствии в каталоге товарных позиций, соответствующих по всем параметрам пожеланиям заказчика, он всегда сможет выбрать что-то аналогичное или похожее по характеристикам, цене либо срокам поставки. При этом все стороны закупочного процесса с помощью данного решения могут коммуницировать друг с другом с целью согласования позиций, сроков, стоимости и других параметров. Если же все эти операции осуществлять вручную, то поиск нужного товара и наиболее подходящих условий его приобретения может занять не одну неделю».
Помимо единого каталога товарно-материальных ценностей, услуг, поставщиков и производителей, новое решение компании RedSys полностью автоматизирует сам процесс подготовки плана закупок с учетом пожеланий всех его участников, а также обладает встроенными средствами проверки сделок по различным условиям и критериям, чтобы оптимизировать маршрут этого процесса. Данные в систему можно вводить вручную либо наладить интеграцию с различными ИС, используемыми заказчиком. К примеру, это могут быть решение, автоматизирующее техническое обслуживание и ремонт (ТОИР), или производственная система, в которой сотрудники ведут свои планы работ. «Инженер-планировщик, которому предстоит осуществить ремонт, описывает в своей производственной системе задачу, а необходимое оборудование и детали уже поступают в решение для планирования закупок, после чего эту информацию видит как ответственный за закупки, так и все остальные участники процесса. То есть они сразу же понимают, для чего нужна та или иная товарная позиция, на что она влияет и почему ее необходимо заказать. Если вдруг план работ будет изменен, вся информация в системе планирования закупок также будет автоматически обновлена», – подчеркивает Петр Рыбаков. При необходимости и по желанию заказчика возможна интеграция и с финансово-учетными системами.
Итак, система планирования от RedSys обеспечивает максимальную прозрачность и контроль показателей самого важного участка бизнес-процесса управления закупками – «От потребности до закупки». Кроме того, это решение создает единое информационное пространство, в котором взаимодействуют друг с другом покупатель и все заинтересованные стороны. А самое главное – грамотное планирование процесса закупок повышает эффективность производства, сокращает потери и способствует снижению себестоимости выполняемых работ.
Опубликовано 22.09.2016