УправлениеИТ в бизнесе

Документирование деятельности. Кому это надо?

Юрий Шойдин | 13.03.2012

Документирование деятельности. Кому это надо?

Если нет правил – нет и ответственности, а значит, и наказать вы никого не сможете.

Каждый руководитель, а тем более ИТ-директор сталкивается с документированием деятельности предприятия. Документы бывают разные и служат разным целям. Попробуем разобраться в основных правилах составления документов в близком нам ИТ-подразделении.

Для чего нужны документы? Прежде всего они нужны, чтобы зафиксировать на уровне предприятия или подразделения необходимые правила. В противном случае предприятию или подразделению грозит хаос. Мы часто с ним сталкиваемся, когда маленькая компания с одним системным инженером начинает бурно расти, становится средней компанией, а ИТ-подразделение по-прежнему находится в каменном веке с точки зрения документирования.

Когда нужно документирование? Документирование нужно всегда! Вопрос только в его объеме. Не требует объяснения тот факт, что при росте компании в обязательном порядке должен увеличиваться и объем документирования. При этом надо понимать, что чрезмерная любовь к нему либо приводит к излишней бюрократизации основных процессов вашей деятельности и замедляет их, либо у вас будет большой объем очень дорогой макулатуры, пылящейся на полке и измеряемой потраченным временем.

Не претендуя на уникальность, я постараюсь дать несколько советов по документированию деятельности подразделения, которые помогли мне в свое время.

Совет 1. Документируйте правила

Отсутствие закрепленных на бумаге правил можно пережить в небольшой компании, потому что там узкий круг специалистов, способных быстро решить и договориться, как действовать для общего блага. В крупных компаниях недокументированные правила распространять очень тяжело, а требовать их исполнения и подавно.

Если нет правил – нет и ответственности, а значит, и наказать вы никого не сможете. Это касается как правил внутри подразделения, так и правил, определяющих взаимоотношения с другими подразделениями.

Совет 2. Сформируйте систему документов

Для начала надо создать свою или скопировать с другого блока компании структуру документов. Построение такой структуры, подчиненной единой логике формирования, является существенным преимуществом. Во-первых, вы будете четко понимать, какой документ (какого уровня) вам нужен и что в нем писать, а во-вторых, сможете построить документарную систему.

Судебная практика показывает, что все большую роль играют четкость формулировок в документах, имеющаяся в организации внутренняя нормативная база, а также соблюдение организацией ею же установленных правил работы с документами. Для чего это нужно? При правильно составленной системе документов даже проверка, нагрянувшая к вам, например, для контроля лицензионной чистоты используемого программного обеспечения, вынуждена будет уйти ни с чем.

Самая простая структура документирования может быть такой, как показано в таблице 1. Ее выгодно использовать, когда у вас нет установленных правил и вы являетесь первопроходцем в части создания структуры документов.

Стратегическая группа

К ней относятся документы, определяющие правила для целых направлений или дочерних компаний. Это достаточно общие документы, описывающие ограничительные рамки

Стратегия развития ИТ,

политика ИБ.

В зависимости от содержания сюда можно отнести и Положение по КИС (корпоративной информационной сети)

Тактическая группа

Сюда входят документы, относящиеся к определенным направлениям деятельности и регламентирующие их

Положение о файловых серверах, положение по инвентаризации, положение по паспортиризации информационных ресурсов, положение о закупках

Операционная группа

Это самая нижняя группа правил. В основном здесь находятся инструкции и конкретные регламенты, устанавливающие правила выполнения конкретных операций

Должностная инструкция, инструкция по архивированию, инструкция о проверке серверного оборудования, инструкция допуска в серверную

Таблица 1

Совет 3. При формировании системы документов сделайте систему связанных документов.

Связанные документы имеют встроенную систему подчинения и перекрестные ссылки друг на друга, чтобы не переписывать общие части документов. Если вспомнить методику стратегического планирования и инструмент построения дерева целей, то условно можно сказать, что при создании системы связанных документов происходит то же самое. Дерево документов приведено на схеме 1.

img

img

Схема 1

Кроме этого, есть и еще несколько особенностей в формировании системы документов, которые знать необходимо.

Одной из причин того, почему в компаниях отсутствует документирование, связано с двумя проблемами: во-первых, трудно согласовать документ со всеми заинтересованными сторонами (другими руководителями, а их бывает много). Во-вторых, сложно увидеться с генеральным директором и объяснить ему целесообразность своего документа. И тем сложнее это сделать, чем более низкий уровень у вашего документа – ведь стратегию компании принять проще, чем инструкцию по обслуживанию. Причина, надеюсь, понятна всем. Выход из данной ситуации есть.

Глядя на дерево документов, можно с уверенностью сказать, что каждый подчиненный документ должен действовать в рамках родительского. Значит, один раз утвердив у генерального директора документ верхнего уровня, в остальных можно писать, что документ действует в рамках вышестоящего документа и утверждается только директором по ИТ. Далее, у вас полностью развязаны руки, так как нарушение документа низшего уровня приводит к нарушению документа, подписанного генеральным директором, и может грозить виновнику как минимум выговором.

Чтобы избежать лишних нестыковок, согласовывайте документы только с теми, с кем это необходимо, то есть с руководителями, чьи подразделения по бизнес-процессу попадают под действие формализуемых вами правил.

Совет 4. Документы должны быть легитимны

Для того чтобы любой документ компании мог вступить в силу, он должен быть утвержден генеральным директором и введен в действие приказом по организации. Как правило, небольшие компании не утруждают себя формированием приказов и используют только утвердительную надпись. Казалось бы, документ составлен и подписан – замечаний нет, но есть вопрос. Представим себе ситуацию: вы утвердили у генерального директора положение по обслуживанию пользователей, где написано, что заявку на ремонт компьютерной техники вы обязаны выполнить в течение трех дней, а подать ее другое подразделение должно в письменном или электронном виде. Далее в бухгалтерии ломается принтер – вам звонят и требуют, чтобы принтер работал через 2 часа. Вы, в соответствии с положением, действуете не спеша. К вечеру вас вызывает генеральный директор и объявляет выговор за срыв сдачи баланса. Ваши возражения и положение по обслуживанию не принимаются во внимание. Теперь представим ситуацию с наличием приказа. Орущему главбуху мы указываем на прямое нарушение приказа генерального директора, просим уменьшить громкость и написать заявку с пометкой «срочно». Если все же главбух добрался до генерального с претензией и на основании этого вас решили уволить, то у вас есть все шансы не только восстановиться на работе по суду, но и получить 100% оплату за все время с момента увольнения до момента восстановления. Пустячок, но приятно.

Совет 5. Соблюдай структуру документа

Все документы должны иметь одну структуру. Это выгодно и вам, и пользователю ваших документов. Для себя я определил следующую структуру документов:

Общие положения

Обычно здесь указывается, в соответствии с какими требованиями или на основании каких документов сформирован регламент. Фактически это правовая основа существования вашего документа. Например, порядок подключения сотрудников к Интернету может проводиться в соответствии с требованиями «Положения по КИС» (корпоративной информационной сети), «Положения по ИБ» (информационной безопасности) и «Положения по КТ» (коммерческой тайне).

Цель документа

Здесь указывается цель создания документа. По данному разделу в основном ориентируются пользователи, чтобы не читать весь документ. Например, регламент составлен с целью упорядочения подключения к сети Интернет и КИС внешних пользователей, не работающих в компании.

Основная часть

Думаю, тут комментарий излишен. Здесь формулируются правила и требования, описывается процедура.

Обязанности и ответственности

Данный раздел предназначен для того, чтобы все пользователи и сотрудники понимали меру как своей, так и чужой ответственности. Например, ответственность за подачу заявки несет руководитель подразделения, которому нужен Интернет; ответственность за подключение рабочего места – сотрудник хелпдеска (службы техподдержки).

Приложения

В данном разделе находятся формы заявок и графическое представление процесса, если это возможно.

Таблица 2

Графическое представление вашего документа поможет вам не только еще раз проверить правильность его логики, но и увидеть и оптимизировать описанные процедуры. Например, вот так упрощенно может выглядеть процесс к регламенту технического обслуживания удаленного объекта компании:

img

img

Схема 2

Совет 6. Держи документы в порядке

Со временем количество документов в подразделении растет, появляются новые положения, правила и регламенты. Для того чтобы вы и ваши сотрудники помнили, какие документы необходимо иметь, существует журнал учета документов. Такой журнал можно использовать и для контроля состояния документов и учета их версионности. Журнал прост и нагляден, но главное, он должен поддерживаться в актуальном состоянии. Таблица 3.

Группа

Наименование документа

Состояние

Дата введения

Примечания

Стратегическая

1

Политика в области ИТ (Стратегия развития)

Разработан

Не утвержден

2

Политика в области информационной безопасности

Утверждено

01.10.08

Положение о конфиденциальной информации

Утверждено

01.10.08

3

Положение о корпоративной информационной системе

Утверждено

15.10.08

Тактическая

1

Положение о пользовательской структуре файловых серверов

Утверждено

01.02.08

2

Бюджет

шаблон

Не актуально

3

Положение о подразделении

Утверждено

01.02.08

4

Положение по оценке поставщиков (закупка)

На изменении

01.03.08

Ждем структуру по закупкам

5

Положение по планированию

шаблон

Не актуально

6

Перечень информационных ресурсов, подлежащих защите

В разработке

Версия 1

Операционная

1

Должностные инструкции сотрудников

Утверждено

01.09.08

Не подписано сотрудниками

2

Инструкция по приему/увольнению

Передано в ОП

01.10.08

3

Требования к персоналу (стандарт квалификации)

разработан

Передан в ОП

4

Регламент подразделения

Разработан

5

План защиты информационных ресурсов

нет

6

План восстановления информационных ресурсов

нет

7

Инструкция пользователя компьютерной системы

нет

Таблица 3

Совет 7. Документируйте только самые важные правила

Правила, как и документы, работают только там, где они реально необходимы и востребованы. Если вы создадите документ с правилами включения компьютера, то, скорее всего, к нему никто обращаться не будет. Шанс, что он кому-то потребуется, крайне мал. Самый простой вариант найти темы необходимых документов – вспомнить, по каким вопросам возникали конфликты. Для начала этого вполне достаточнот.

Вообще, самый удобный вариант формирования последовательности создания необходимых документов – это внимательное изучение основных и критичных процессов предприятия и подразделения. Формируйте документы только для критичных точек этих процессов.

Идеальным вариантом создания системы документов в компании является подготовка к сертификации по стандарту качества ИСО ГОСТ Р 9001. В рамках подготовки документов к такой сертификации вам придется составить два необходимых документа:

· Стандарт предприятия «Управление документацией»

· Стандарт предприятия «Управление документами и записями»

Данные документы и мои нехитрые советы могут стать основой для хорошей и качественной системы документов вашей компании.


Темы: Электронный документооборот

Журнал: Журнал IT-Manager, Подписка на журналы

Об авторах

Юрий Шойдин

Юрий Шойдин

Член правления Российского Союза ИТ-директоров, возглавляет Комитет по информационной безопасности.


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Мысли вслух

Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.
Сейчас мы вступаем в следующую фазу выздоровления и восстановления, но гибридный мир никуда не денется
В России опрос показал: 48% составляют технооптимисты, а больше половины – технофобы и техноскептики.

Компании сообщают

Мероприятия

Форум «Внутренний и внешний электронный документооборот»
Москва, отель Метрополь, Театральный проезд, 2
20.05.2021 — 21.05.2021
09:30–17:00
Хакатон Program boost: Eduthon
ОНЛАЙН
21.05.2021 — 23.05.2021
14:00