Проблемы управления информацией и документацией
Наталья Храмцовскаая | 02.04.2015
Информационные технологии сейчас активно используются в органах государственной власти и в коммерческих организациях, в том числе и для решения задач управления информацией и документацией. В
данной области интересы ИТ-специалистов и специалистов по управлению документацией пересекаются, и им необходимо действовать совместно, но этому нередко мешает неумение понять точку зрения друг
друга.
Поговорим о проблемах именно с точки зрения специалистов по управлению документацией, которых больше волнуют не технологические детали организации работы, а вопросы права и соблюдение установленных
законодательно-нормативных требований. В конечном счете отличие документов от информации заключается в том, что документы имеют юридическое значение, с их помощью подтверждаются права и обязанности
лиц и организаций, фиксируются результаты деловых операций и управленческие решения.
К сожалению, наши коллеги из ИТ не всегда осознают, что все сколько-нибудь существенные деловые решения и решения в области государственного управления принимаются на основе именно
документированной информации (документов), а не информации «вообще».
Решить основные проблемы в области управления электронными документами и информацией, где тесно переплетены организационные и кадровые вопросы, вопросы технологий и права, можно только при
слаженной работе междисциплинарной команды. Профессионалы в области управления документацией совместно с юристами, ИТ- и ИБ-специалистами и другими заинтересованными сторонами должны наладить такую
систему управления информацией и документами, которая позволяла бы эффективно вести деятельность, обеспечивала прозрачность и подконтрольность государственного управления, а также надежно защищала
собственные интересы организаций. Представители нашей профессии не собираются «закапываться» в бумажные документы, и опыт показывает, что взаимодействие с другими специалистами очень полезен для
всех сторон, и что вместе мы можем сделать гораздо больше и лучше, чем по одиночке.
Этапы электронной революции
Электронная революция в управлении документами и информацией продолжается уже в течение довольно длительного времени, и в ее развитии можно выделить два этапа. Отмечу, что на практике оба они
сосуществуют одновременно, что создает дополнительные проблемы.
Первый этап
Он связан, прежде всего, с переводом бумажных документов в «бумагоподобные» электронные документы. Параллельно начинают создаваться и все шире использоваться государственные базы данных, реестры и
регистры. Еще быстрее меняют технологии своей работы коммерческие организации, внедряющие многочисленные информационные ресурсы, накапливающие и перерабатывающие документы и информацию.
Постепенно именно базы данных, а не бумагоподные электронные документы превращаются в основной инструмент принятия юридически значимых решений как в государственном управлении, так и в практической
деятельности. Одновременно для большей оперативности и эффективности принятия решений автоматизируются бизнес-процессы и процедуры, что позволяет ряд юридически значимых, но рутинных действий
выполнять в автоматическом режиме.
Использование информационных систем привело к тому, что при взаимодействии с государственными органами и коммерческим организациями их контрагентам уже не нужно повторно представлять документы,
если они либо содержащиеся в них сведения имеются в государственных органах. Такая информация запрашивается у ее обладателя, получается и используется в электронном виде (сейчас это, как правило,
бумагоподобные электронные документы, подписанные тем или иным видом электронной подписи).
Второй этап
Он характеризуется тем, что традиционный обмен документов постепенно уступает место коллективной работе с использованием государственных реестров и регистров. Значительная часть деловых решений
принимается автоматически. Становится все меньше документов «прямого действия» (то есть таких, которые сами по себе вызывают желаемые последствия), а документы личного хранения, в том числе и те,
что удостоверяют основополагающие права граждан и организаций, нередко превращаются в «ссылки» на информацию в соответствующих базах данных. Все чаще правовое значение имеют лишь документированные
сведения, содержащие в информационных системах государственных органов и организаций.
Следует иметь в виду, что внедрение современных технологий идет неравномерно. Если судить по наиболее передовым организациям (налоговая и таможенная службы, банки и т. п.), мы уже переходим ко
второму этапу электронной революции. Причем существует «многоукладность» технологий: даже в рамках одной организации можно встретить подразделения, использующие только бумажные или электронные
технологии, а также существуют самые разнообразные промежуточные варианты.
Как и во всех революционных преобразованиях, в ходе этих перемен возникает ряд серьезных проблем, непосредственно связанных с управлением документами.
Проблема, связанная с законодательно-нормативной и методической базой
При работе с документами необходимо опираться на законы и подзаконную нормативно-правовую базу. До 2009 года использование электронных документов в государственном управлении и деловой деятельности
законодательством регулировалось лишь рамочно. Применение новых технологий в основном происходило в рамках договорных обязательств на основе Гражданского кодекса. Примерно с 2009 года начался
процесс бурного внедрения электронных документов во все сферы деятельности, и они стали все чаще приниматься судами в качестве доказательств. С 2010-го арбитражные суды сами перешли на электронное
судопроизводство, понемногу этот процесс развивается и в сфере гражданского судопроизводства. Дело уже дошло до появления электронного нотариата.
Информационные технологии очень быстро меняются, обновляясь каждые 5–7 лет, и, как следствие, возникает необходимость в постоянном оперативном совершенствования и актуализации законодательства. В
результате складывается сложная правовая ситуация: имеющееся на данный момент российское законодательно содержит массу противоречий и недостатков в области управления документами, и при этом
постоянно меняется. В вопросах применения электронных документов законодатель часто перестраховывается, что особенно сильно проявляется при использовании электронных подписей.
По сути, сейчас в самых различных областях деятельности решается задача признания электронных документов полноправными и как минимум равноценными бумажным и, соответственно, придания им юридической
и доказательной силы.
Но, несмотря на то что у существующей законодательно-нормативной базы есть проблемы, она уже сейчас позволяет использовать все большее число видов документов в электронном виде. Объемы создаваемых
электронных документов все время растут, а вот норм, которые бы регулировали процедуры обеспечения их надежного хранения, пока не выработано.
Проблема долговременного хранения электронных документов.
Наиболее сложной, с моей точки зрения, и до сих пор нигде в мире в полном объеме не решенной является проблема обеспечения сохранности электронных документов без ущерба для их юридической
значимости и доказательной силы, особенно в случае, когда они подписаны усиленными электронными подписями (УЭП) или ЭЦП. Проблема здесь не в том, чтобы сохранить содержащуюся в документах
информацию — подобный опыт существует начиная с 1960-х годов, а в том, чтобы сохранять электронные документы таким образом, чтобы спустя 10, 50, 100 и более лет их нельзя было бы оспорить и
поставить под сомнение. Учитывая, как быстро устаревают информационные технологии, как легко манипулировать электронными объектами и как быстро взламываются системы защиты, эта очень непростой
вопрос.
В мире, например, для обеспечения долговременной сохранности электронных документов уже предложен и опробован ряд решений, которые наши специалисты оценивают как вполне приемлемые, однако
приходится учитывать, что ни одно из этих решений пока не опирается на действующее российское законодательство. К сожалению, мало придумать логичную и надежную технологию, нужно еще и убедить
законодателя одобрить ее.
Именно поэтому эксперты в области управления документами говорят о том, что сейчас без особого правового риска подписывать усиленными электронными подписями можно документы со сроками хранения 5–7
лет. А вот создавать документы длительного срока хранения исключительно в электронном виде, с моей точки зрения, пока что рискованно, хотя в ряде случаев иного выбора просто нет. Отмечу, что в
российском законодательстве уже есть ряд норм, требующих создавать и хранить в электронном виде документы длительного и постоянного сроков хранения.
Проблема создания нормально функционирующей и заслуживающей доверия PKI-инфраструктуры отрытых ключей
Широкомасштабное использование УЭП (а в данном вопросе Россия является мировым лидером) требует особого внимания к созданию обеспечивающей доверие к подписям инфраструктуры открытых ключей (PKI).
Применяемая в настоящее время формальная процедура аккредитации в Минкомсвязи удостоверяющих центров, имеющих право выпускать универсально применяемые усиленные квалифицированные подписи, с самого
начала вызывала серьезные претензии. Уже появилось более 300 таких центров (в любой другой стране их обычно 1–4), но доверия к большинству из них немного, хотя закон обязывает верить им одинаково!
В настоящее время в Государственную Думу внесен законопроект, направленный на ужесточение требований к УЦ.
Очень мало внимания уделяется вопросам документирования деятельности удостоверяющих центров, связанной с выпуском и отзывом сертификатов ключей подписи. Следует помнить, что если усиленной подписью
подписан документ длительного или постоянно срока хранения, то для того, чтобы впоследствии иметь возможность заново проверить подпись, вместе с этим документом необходимо хранить не только
сертификат ключа проверки, но и доказательство того, что этот сертификат не был отозван ранее времени подписания электронного документа. Сама процедура проверки «исторических» УЭП/ЭЦП также требует
регламентации. Если эти вопросы не решить, то уже в ближайшее время и система государственного управления, и бизнес могут столкнуться с проблемой подтверждения юридической значимости электронных
документов, созданных лишь несколько лет тому назад.
Появление новых видов электронных документов и документированной информации
В настоящее время в государственном управлении и в бизнесе используются и такие виды электронных документов, которые плохо вписываются в традиционную российскую систему делопроизводства. Как
следствие, изменяется вся система и процессы обработки документов, причем значительная часть документов начинает поступать к исполнителям напрямую, минуя «узкое горлышко» единой точки регистрации и
контроля исполнения. В итоге сложно обеспечить захват этой деловой переписки в документные системы организаций. Мобильные и облачные вычисления еще больше все усложняют. В результате организации
отчасти теряют контроль над своими документами, особенно над деловой перепиской, ведущейся по электронной почте, с использованием социальных сетей и т. п.
Технические решения подобной проблемы существуют, но большинство из них чрезвычайно обременительно для рядовых исполнителей, дороги для предприятий и трудоемки в реализации.
Проблемы защиты персональных данных
Активное использование электронных документов остро поставило и вопрос о необходимости надежного обеспечения защиты персональных данных. В современных условиях необходимо найти тонкий баланс: с
одной стороны, обеспечить защиту интересов граждан и их персональной информации, а с другой — не довести дело до абсурда, когда необоснованные меры защиты мешают жить и работать, а также приводят к
утрате исторической памяти. Например, последние решения Евросоюза по данному вопросу приводят к тому, что по требованию отдельных лиц из публичного доступа фактически изымается каким-то боком
связанная с этими лицами информация, не содержащая ничего противозаконного (например, неблагоприятная рецензия на театральный спектакль).
Открытое правительство и открытые данные
Реализация проектов «открытого правительства» и раскрытия информации в формате открытых данных также требует изменений в системе управления документами, поскольку ставится задача оперативно
раскрывать значительные объемы информации, с учетом необходимости защиты секретной, конфиденциальной информации и персональных данных.
Прозрачность государственного управления и возможность повторного использования государственной информации — важные элементы современной системы управления. В то же время здесь до сих пор часто
применяются классические приемы и методы работы с документами, сохранившиеся еще с петровских времен, — очень трудоемкие и недостаточно эффективные.
Проблемы многоукладности и смешанного документооборота.
Серьезной проблемой для успешного перехода в электронное «светлое будущее» является ныне существующая многоукладность российского делопроизводства и переход в деловой деятельности и государственном
управлении не к электронному (как многие наивно считают), а к смешанному бумажно-электронному документообороту.
Как следствие, при принятии решений о выборе технологий приходится порой ориентироваться не на самые передовые методы работы, а на те, которые на текущий момент приемлемы для большинства
контрагентов. Невозможность отказаться от использования устаревших технологий и каналов взаимодействия нередко не позволяет получить полновесную отдачу от внедрения систем электронного
документооборота или систем управления контентом.
Подводим итоги
Перечисленные выше вопросы — это далеко не полный список проблем, которые в ближайшее время придется решать на всех уровнях управления во всех сферах деятельности. Отмечу, что реализовать такие
задачи под силу только дружной и сплоченной команде специалистов разных профессий. В такую команду ИТ-специалисты могут принести свои знания об особенностях технологий, а специалисты по управлению
документами — о том, как вписать технологии в существующие правовые рамки, обеспечивая надежное информационное и документационное деятельности организации.
Поделиться:
Также по теме
Мысли вслух
Как бизнес и учебные заведения адаптируют образование к новым реалиям экономики?
Попробуйте представить ощущения, когда ты занимаешься, вроде бы, прорывными вещами, а тебе объясняют "это, парень, тенденция вчерашнего дня".
Возникает понятное желание поразбираться, иногда на это нужны несколько лет.
Возникает понятное желание поразбираться, иногда на это нужны несколько лет.
Как культура поведения удаленных пользователей влияет на кибербезопасность организации
Компании сообщают
Мероприятия
Конференции по спутниковым коммуникациям #SpaceCom Digital Russia 2021
Москва
Бесплатно
11.02.2021
12:00
Magic People IT Channel Awards 2020: о людях, создающих дополнительную ценность
ОНЛАЙН
Бесплатно
15.02.2021