IT ManagerИТ в бизнесеПроекты

Kellogg перешла в облако DirectumRX

| 16.09.2019

Kellogg перешла в облако DirectumRX

Российское подразделение переходит на цифровые процессы. Договорные и кадровые процессы, работа с управляющей и технологической документацией, оценка сырья — теперь все это в DirectumRX.

На сегодняшний день у компании успешно работают 3 завода (в Воронеже, Пскове и Вязьме), а также есть РЦ в Тюмени, а офисы продаж компании расположены по всей России. При таких масштабах производства и поставок сложно контролировать процессы без помощи информационной системы. Так, в компании было принято решение о внедрении ECM-системы.

К выбору системы электронного документооборота руководство «Келлогг Рус» приступило еще в 2017 году. Компания объявила тендер, обозначив требования к будущему решению. Помимо функциональности и производительности платформы, оценивались: возможность работы в облаке, наличие мобильного приложения и решения для межкорпоративного обмена с контрагентами.

По итогам первого этапа тендера был составлен шорт-лист из пяти систем. Окончательное решение принималось после их тестирования на реальных бизнес-задачах компании. Выбор был сделан в пользу DirectumRX.

Решение тендерной комиссии — вовсе не последний этап. Компания DIRECTUM дополнительно прошла проверку безопасности как вендор, а система DirectumRX — процедуру проверки рисков в RSA Archer. Окончательной точкой в вопросе выбора стала защита проекта перед головной организацией в США и их положительное решение.

Проект стартовал в середине 2018 года. В течение 2 недель специалисты внедрения изучали специфику деятельности компании. Предложенные проектные решения детально описывали цифровые процессы, модификации системы и интеграционные решения. Дополнительно руководству «Келлогг Рус» была представлена подробная информация по архитектуре облачной системы.

В DirectumRX планировалось перевести все основные процессы компании. Для каждого из них разрабатывались собственные типы документов, задавались регламенты — учитывались все особенности. Что сделано в рамках проекта:
  • вся контрактная политика реализуется в системе: каждый договор и приложения к нему рассматриваются согласующими в порядке, который устанавливают регламенты. Согласование документов ускорилось и стало более управляемым: в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии процесс и у кого документ. Для дополнительной защиты от изменений после утверждения документ из формата DOC автоматически преобразуется в PDF.
  • для кадровых процессов «Келлогг Рус» разработан модуль «MyHR», который планируется запустить в эксплуатацию в ближайшее время. В перспективе с его помощью будет проще управлять заявками на открытие вакансии и прием сотрудников, оформлять отпуска и увольнения, контролировать изменения графиков работы и переводы с должности на должность.
  • планирование мероприятий теперь также в DirectumRX также: с повесткой в электронном виде гарантированно знакомятся все участники плановой встречи, а каждое выданное поручение можно привязать к конкретному совещанию и контролировать его исполнение.
  • технологическая документация в цифровом виде: технологические карты, рабочие и экспериментальные рецептуры, нормы расходов и другие документы хранятся в системе и согласуются по регламентам. Для ограничения доступа сотрудников к информации настраиваются специальные права.
  • спецификации и паспорта готовой продукции создаются, согласуются и хранятся в системе. Для подготовки документов используются шаблоны, которые учитывают принятые стандарты. Паспорт готовой продукции оформляется для каждой новой партии изделий. С DirectumRX согласование ускоряется, поэтому риск задержать отправку снижается.
  • процедура списания основных средств, в частности ИТ-оборудования, стала проще для материально ответственных лиц: прямо в системе пользователь может оформить акт осмотра, используя готовый шаблон, и служебную записку на замену основного средства, например, монитора. Документ согласуется с бухгалтером и ответственными за списание по установленным регламентам в системе — замена оборудования происходит в разы быстрее.
  • реализован механизм замещения сотрудников в информационной системе: на время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине отпуска или командировки, все его задачи перенаправляются коллеге — все срочные вопросы гарантированно берутся в работу. Администраторы систем заранее оповещаются, на кого и какой период настроить замещение, чтобы механизм работ с первого дня отсутствия сотрудника.
В ходе проекта налажена интеграция DirectumRX с учетной системой «Монолит». В систему электронного документооборота из учетной автоматически загружаются данные об организационной структуре компании и информация о контрагентах. В учетную систему передаются договорные документы. Так удалось исключить дублирование информации и настроить процессы в соответствии со всеми регламентами.
В «Келлогг Рус» развернута облачная система DirectumRX, в которой работают 675 человек. Компания выбрала веб-клиент в качестве основного варианта доступа к рабочему пространству. Так систему проще администрировать, а к компьютерам пользователей предъявляются минимальные технические требования.

Только за период опытной эксплуатации в DirectumRX было отправлено 893 задачи, из них 458 на согласование. За счет жестко установленных сроков для каждого согласующего и удобной работы с версиями время согласования документов существенно сократилось.

Чтобы процессы не останавливались, когда сотрудник находится в командировке и не имеет возможности полноценно работать в системе, все задания ему приходят на корпоративную почту. Так он может ознакомиться с документом, отредактировать, согласовать или отправить на доработку — каждое действие синхронизируется с системой.

Для руководителей функциональных направлений Kellogg’s в Москве система электронного документооборота локализована на английский язык.

Еще одна особенность проекта — двухфакторная аутентификация с использованием стандарта SAML (Security Assertion Markup Language). Для усиления аутентификации используется не только логин и пароль пользователя, вводится второй фактор другого типа. Конкретно в «Келлог Рус» он представляет собой список вопросов с ответами. При попытке выполнить аутентификацию требуется ответить на один из вопросов (есть 3 попытки).

Специалисты «Келлогг Рус» планируют самостоятельно поддерживать систему и оптимизировать процессы с учетом возможности решений. В планах — переход на цифровой документооборот с контрагентами, а также интеграция с системой SAP.

миграция в облако


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Можно ли, поняв, что половина информации не доходит до серого вещества, отсеиваемая «вратами сортировки», что-нибудь с этим сделать?
Уже довольно многие согласны с тем, что в крупных организациях необходимо создавать т. н. «службы заказчика», предоставляющие аутсорсинг ИТ-услуг.
На первой встрече по первому проекту, на котором я выступала в роли аналитика, я молчала, хмурила брови и писала что-то в блокнот. В общем-то, я и сейчас на встречах с бизнесом хмурю брови и пишу в блокнот. Но только раньше я это делала от неопытности, а теперь от неожиданности.

Компании сообщают

Мероприятия