Цифровая трансформация закупок

18.08.2021
Цифровая трансформация закупок
Цифровизация в нашей стране началась немного позже, чем, например, в Европе и США, однако ее развитие у нас идет намного быстрее. Так, высокие темпы диджитализации в области бизнес-процессов закупочной деятельности демонстрируют интерес к ней как государственных компаний, так и бизнеса.

От европейской системы закупок российская отличается более строгими правилами, однако она более гибкая с точки зрения применения технологий как раз благодаря тому, что более половины закупок проводится в электронном виде и за ними установлен более жесткий контроль. Так, чтобы выполнить нормативные требования в случае закупки не по упрощенной схеме, она должна быть проведена с использованием средств электронных торговых площадок. Поскольку драйвером цифровых преобразований в России чаще всего выступает государство, то и тренды в области цифровых закупок задают государственные органы, которые проводят закупочные процедуры в соответствии с федеральными законами.

Очевидно, что преимущества в области цифровизации закупок получают именно те организации, которые способны вложить достаточный объем денежных средств и других ресурсов для проведения масштабной трансформации бизнес-процессов внутри компании. Как правило, ставка на диджитализацию достаточно быстро начинает приносить плоды, в том числе позволяет провести комплексную оптимизацию ресурсов компании. Со стороны крупного бизнеса уже есть запрос на создание сервиса оценки деловой репутации потенциального поставщика.

На сегодняшний день у каждого органа государственной власти уже собрана информация по юридическим лицам в соответствии с их зоной ответственности. Полного обмена информацией между органами власти, который бы позволил создать «цифрового двойника» любой компании, пока нет, но уже обсуждается возможность создания такой технологии. После ее внедрения искусственный интеллект будет определять поставщика на основе информации о нем, собранной и проанализированной на разных платформах и исходя из потребностей заказчиков.

Пандемия высветила основные проблемы, с которыми столкнулись организации, в которых цифровизация шла небольшими темпами. Многие из них не смогли быстро перестроиться и адаптировать свои бизнес-процессы под новые требования: обучить сотрудников, перевести взаимоотношения с клиентами и контрагентами, в том числе в плане документооборота, в цифровое поле. Таким образом, в связи с переходом на удаленный режим работы деятельность таких компаний практически приостановилась до тех пор, пока им не удалось преобразовать свои бизнес-процессы, перевести документооборот и процесс закупок в электронный формат, изменить подход к бизнес-стратегии в отношениях с клиентами и партнерами.

Есть уверенность, что процессы в области цифровизации, которые начались в результате пандемии, будут развиваться в долгосрочной перспективе. Так как бизнес уже видит эффект от перехода к «цифре», вокруг процесса цифровизации закупок формируется новая экосистема, которая, помимо электронных торговых площадок и электронного документооборота, включает в себя новые сервисы для управления логистикой, взаимоотношениями с поставщиками.

По инициативе АО «Сбер А» («Сбербанк — Автоматизированная система торгов», АСТ) было проведено первое в России исследование «Цифровая трансформация корпоративных закупок. Анкетирование 64 крупнейших российских компаний, совокупная годовая выручка которых превысила 11 трлн рублей, показало, что 60% из них уже сделали первые шаги на пути цифровой трансформации, однако уровень цифровой зрелости оценили достаточно сдержанно: по их мнению, пройдена только половина пути.

Тем не менее более половины респондентов очень высоко оценили достигнутые ими результаты, заявив, что трансформация проведения закупок и выбора поставщиков у них завершена на 80%. Таким образом, можно утверждать, что наибольшие успехи достигнуты именно в этой сфере. При этом основной фокус компаний, являющихся субъектами 223-ФЗ, направлен на сокращение времени проведения процедуры закупки и повышение оперативности.

Говоря об удачных примерах разработки продукта для автоматизации бизнеса, следует упомянуть «Атомбот.Закупки», созданный в топливной компании «ТВЭЛ» госкорпорации «Росатом» на базе разработок в области интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов с применением программных роботов класса RPA (Robotic process automation). Особенность технологии заключается в том, что одно приложение (то есть программный робот) общается с другим, не используя API, и не через интеграционную шину, а через существующий пользовательский интерфейс. То есть RPA позволяет, по сути, использовать «цифровых сотрудников», способных имитировать действия человека при выполнении таких рутинных операций, как составление отчетов, сверка файлов, анализ данных и т. д., причем делает это быстрее, точнее и дешевле.

Добавим, что «Атомбот.Закупки» осуществляет формирование и проверку технического задания и проекта договора согласно нормативам, составляет запрос технико-коммерческого предложения, проводит сбор ценовых предложений, а также формирует начальную и максимальную цену договора. Кроме того, сервис работает с электронными торговыми площадками, размещает запросы и анализирует предложения, формирует итоговый протокол, готовит и публикует документацию к закупочной процедуре.

Очевидны перспективы использования таких сервисов как в коммерческих, так и государственных организациях: уже сейчас отмечаются активизация российского рынка RPA-систем и растущий спрос на автоматизацию бизнес-процессов. Основными игроками на этом поле остаются платформы RPA: российские – ROBIN, Pix Robotics, зарубежные – IBM, Uipath, Work Fusion.

Очевидные преимущества использования PRA-технологии:

— Программные роботы готовы выполнять поставленные задачи 24 часа в сутки без перерыва на обед и отдых.

— Не совершают ошибок, выполняют задачи по заранее заданному алгоритму.

— В отличие от человека, не требуют переобучения в случаях, когда процесс подвергается изменениям и модификациям: достаточно задать новый алгоритм действий.

— Ведут запись всех своих действий. Это важно для соблюдения требований комплаенса.

— Один робот по производительности способен заменить в среднем пять сотрудников.

— Роботу не требуется рабочее место, работодатель не тратит средств на содержание офиса.

Таким образом, благодаря данной технологии в перспективе вся рутинная работа в области бизнес-процессов будет выполняться роботами с использованием искусственного интеллекта, а общая эффективность процессов и оптимизация ресурсов значительно повысятся.

Если же говорить в целом о трендах цифровизации закупок, следует отметить следующие:

• расширение функции закупочной деятельности, которая превращается из классической закупки товаров/услуг и выбора поставщика в перевод на цифровую платформу взаимоотношений с поставщиками, делая ставку на долгосрочные отношения;

• снижение затрат на осуществление закупок благодаря внедрению аналитики поставщиков, расширению конкуренции, внедрению технологий;

• осуществление закупок небольшого объема определенной группы товаров, для которой затраты на закупку и логистику непропорциональны их стоимости, минуя цепочку дилеров, автоматизировав процесс заказа нужного товара из единого интерфейса так называемого «интернет-магазина поставщика»;

• быстрая адаптация бизнес-процессов компании-заказчика, затрагивающих закупку, благодаря автоматизации закупочной и договорной деятельности;

• создание цифровых экосистем, охватывающих различные физические объекты, программы, контроллеры. Все ресурсы в такой системе, как физические, так и виртуальные, очень тесно связаны между собой, а управление ими осуществляется с помощью технологий IIoT (промышленного Интернета вещей), обеспечивая связь сотрудников компании, изделий и процессов для ускорения цифровой трансформации. То есть речь идет о новых методах связи, мониторинга, анализа и действий на основе имеющихся данных.

Все обозначенные тренды являются логичными шагами на пути к «Индустрии 4.0» (четвертой промышленной революции), которая предполагает абсолютно новый подход к производству товаров и услуг, основанный на массовом внедрении ИТ в промышленность и цифровизации бизнес-процессов. На сегодня это такие технологии, как искусственный интеллект (ИИ), роботизация, IoT («Интернет вещей»), виртуальная и дополненная реальность, нейротехнологии. Благодаря им уже создаются новые ценности, но вместе с ними приходят и риски, связанные с информационной безопасностью, конфиденциальностью, прозрачностью процессов, разделением ответственности между закупщиком и поставщиком (особенно в закупках с применением ИИ), недостаточной гибкостью цифровой инфраструктуры (например, в условиях кризиса или быстрых изменений). Не стоит сбрасывать со счетов и риски неверной оценки эффективности инвестиций в проекты цифровой трансформации закупок.

Таким образом, можно предположить, что будущее закупочной деятельности связано с полной автоматизацией закупок стандартизированных или определенных групп товаров, повышением прозрачности цепочек создания стоимости на всех этапах процесса, созданием единых инструментов оценки поставщиков и развитием аналитики для планирования потребности.

Екатерина Катлабуга,

начальник отдела поддержки продаж компании Oberon

Похожие статьи