Как контролировать дебиторскую задолженность при помощи CRM
Нынешний кризис отличается от того, что был в начале пандемии. Два года назад изменения коснулись только взаимодействия с клиентами: на какое-то время мы потеряли возможность физически встречаться с клиентами, но эта проблема решалась при помощи видеосвязи и мессенджеров. А сейчас не хватает именно ИТ-инструментов: компании ограничены теми, что доступны на российском рынке. Это усложняет мониторинг денежных активов и может привести к провалам в бюджете из-за невыплат дебиторских задолженностей.
Хорошим показателем по контролю дебиторки является ее закрытие в срок от 0 до 30 дней и от 30 до 60 дней. По нашему опыту, если организовать процесс работы с задолженностью, то до 80% ее гасится в срок до 60 дней. Это важный качественный показатель, так как чем длиннее срок возврата долгов, тем меньше шансов, что деньги вообще будут получены.
Есть несколько путей контроля дебиторской задолженности:
-
Регулярно собирать сотрудников отдела продаж и просить их отчитываться по ситуации с каждым клиентом. Это отнимает много времени и может привести к ошибкам человеческого фактора.
-
Заморозить все расходы и вручную управлять каждым платежом и контролировать работу с клиентами. Это значительно тормозит процесс, что приводит к понижению выручки последующих периодов. К тому же менеджеры отвлекаются на ручной контроль дебиторской задолженности в ущерб основной деятельности.
-
Перевести клиентов на частичную предоплату. Однако не все клиенты готовы на такое пойти и могут работать только по постоплате.
-
Автоматизировать работу с дебиторской задолженностью, например, при помощи CRM.
Механизм, реализованный CRM-системе, позволяет сразу видеть ситуацию по всем клиентам и принимать решение по наиболее сложным их них. Модуль дает возможность построить процесс взыскания просроченной дебиторской задолженности в сделках, отображать показатели задолженности в карточке контрагента с разрезом по периодам, а также регулировать процесс передачи взысканий юридическому отделу и просматривать отчет по клиентам с дебиторской задолженностью.
Отчетность можно не смотреть каждый день: система отправляет уведомление, если кто-то из клиентов оказывается в красной зоне. Эта функция реализована благодаря интеграции с «1С», в которой несколько раз в день обновляется информация о задолженностях.
Этапы работы с дебиторской задолженностью:
-
Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.Ответьте на вопросы: сколько ваша организация готова ждать оплату? Готовы ли вы предоставлять кредиты клиентам? Будете ли вы проверять контрагентов? Какие инструменты вам понадобятся для такой проверки?
-
Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д. На основании сформированной политики с помощью юридической и финансовой службы проработайте все тонкости договорного процесса и разработайте шаблоны документов, которые определят правила из первого пункта.
-
Контроль своевременного выполнения обязательств дебиторами. Отчетность можно не смотреть каждый день: система отправляет уведомление, если кто-то из клиентов оказывается в красной зоне. Эта функция реализована благодаря интеграции с учетной системой, в которой несколько раз в день обновляется информация о задолженностях.
-
Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения). В системе для каждого клиента выставляется кредитный лимит. При его превышении отправляется уведомление, и он должен либо оговорить повышение кредитного лимита, либо оплатить предыдущую задолженность. При этом клиент увидит уведомление в том канале коммуникации, который ему удобен — по электронной почте, в SMS-сообщении, в одном из мессенджеров. Также решение уведомляет о ситуации менеджера и автоматически ставит ему задачу уточнить срок оплаты и проставить в систему дату погашения.
-
Взыскание задолженности в судебном порядке или продажа долга. Важный момент — поле «Статус задолженности»: он может быть судебным или невозвратным. Когда менеджер выбирает статус, автоматически запускается процесс уведомления юридической службы для формирования искового заявления. Если должник не собирается добровольно погашать долг, деньги можно взыскать в принудительном порядке. Систему для работы с дебиторской задолженностью автоматически можно настроить таким образом, чтобы при достижении определенных показателей информация о должнике передавалась в юридический отдел и начинался процесс досудебного или судебного урегулирования.
-
Списание безнадежной дебиторской задолженности.
К сожалению, такое тоже может случиться и по каким-то клиентам придется списать зависшие деньги.
***
Оперативный контроль за исполнением обязательств — важное условие выживания всех компаний в текущих условиях. Автоматизированное решение не только позволит бизнесу быть уверенным в своем финансовом потоке, но и высвободит время менеджеров для более эффективной работы с клиентами.
Опубликовано 21.09.2022