ИТ-мероприятие: как мы собираемся и для чего?
Автор
Денис Келейников
Прежде чем организовать то или иное ИТ-мероприятие, надо понимать, для чего мы его делаем.
Прежде чем организовать то или иное ИТ-мероприятие, надо понимать, для чего мы его делаем. Донести какую-то информацию на заданную тему? Собрать людей в одном месте? Просто приятно провести время? От идеи мероприятия зависит и то, как его организовывать. Просто так — нельзя. Это вредно, особенно если мероприятие претендует на статус регулярного. Почему? Да потому, что это может подпортить имидж организатора и отпугнуть как участников, так и партнеров, особенно приезжающих из других городов.
Дешево и сердито
Для начала расскажу о самом простом формате — ежемесячное или ежеквартальное (зависит от того, как заведено) заседание. Наиболее легкий и малобюджетный вариант. Все, что нужно, — это найти помещение. По опыту, его можно арендовать за небольшие деньги или вообще договориться «забесплатно» с каким-либо учебным заведением. Но и перед таким не пафосным мероприятием необходимо определиться с темой и найти одного–двух докладчиков. Формат подобных встреч незатейлив и строится вокруг ключевых докладов. По времени такое действо занимает два–три часа, не больше. Из дополнительных удовольствий, помимо очных встреч с друзьями, здесь можно назвать, пожалуй, только чай/кофе с булочками. С одной стороны, может показаться, что данный формат слишком мелок, сух, не содержит никаких дополнительных «прелестей». Но, с другой стороны, в нем есть определенный шарм этакой кулуарной, «кухонной» тусовки друзей. Соответственно, такая встреча краткая, но очень результативная, потому что с первых минут в работу, в обсуждение тем включается практически вся аудитория — обычно 20–30 человек. Такие мероприятия в нашем клубе до сих пор проводились не слишком регулярно, но со следующего года они должны стать ежемесячными. Главное — найти интересные и важные темы, ради которых есть смысл собираться. К примеру, наш клуб, имея в аренде собственный учебный центр, проводит мероприятия на его территории. Таким образом, мы не несем финансовых затрат (разве что чай/кофе, печенье). Ключевые доклады мы организуем силами членов клуба, какого-либо партнера или приглашаем основного докладчика присоединиться к нашему мероприятию через Интернет, при помощи Skype или любого другого средства удаленной видеоконференцсвязи. Так, к примеру, мы общались с московскими докладчиками.
Слушаем и кушаем
Второй формат встреч, принятый в нашем клубе, — ежеквартальная конференция, Такое мероприятие проходит четыре раза в год и длится целый день, с 9 утра и до 6 вечера. Ключевая тема в данном случае достаточно широка, чтобы заинтересовать большую часть аудитории — от системных администраторов до ИТ-руководителей. Так, к примеру, это может быть информационная безопасность, ИТ-инфраструктура предприятия и т.п. Обычная схема встречи — четыре модуля по полтора часа: два до обеда и два после, обязательно кофе-брейк. Для такого формата крайне важно грамотно разработать программу, и к этому мы привлекаем и партнеров, и докладчиков из клуба, иногда я сам выступаю с докладами. Большое значение мы придаем бытовым условиям: обычно арендуем зал в одном из крупных отелей нашего города. Всегда следим, чтобы кофе-брейки (перед началом встречи и между блоками) были достаточно сытными и плотными. Приглашаем участников на обед, и здесь опять же важны детали: мы стараемся подобрать меню так, чтобы людям потом не тяжело было слушать, чтобы они на сытый желудок не засыпали. Ну и, естественно, всегда организовывается неформальная часть в виде фуршета после встречи (на него мы отводим пару часов). Обычно в это время у нас звучит живая музыка или вокал (или еще что-нибудь, по настроению). Мы не жалеем времени на обеды, кофе-брейки и фуршеты, поскольку именно во время них люди могут спокойно пообщаться, поделиться мнениями о докладах, обсудить прозвучавшие темы. Таким образом мы стараемся привнести в мероприятие элемент клуба, потому что, на мой взгляд, возможность живого общения — это самое главное на таких встречах.
Обязательно на наших мероприятия присутствует система матч-мейкинг, то есть возможность участникам с помощью интерактивной системы на сайте назначить встречу, которая пройдет в специально отведенном месте, где можно тет-а-тет в течение получаса или более пообщаться на необходимые темы. Изначально этот сервис был сделан для того, чтобы приехавшие из других городов участники и партнеры могли познакомиться с нашей аудиторией. Но со временем мы стали замечать, что много встреч назначается даже между местными, ижевскими членами клуба. Они не всегда успевают поговорить в кулуарах, а здесь, воспользовавшись сервисом, получают возможность обсудить свои дела.
Праздник делу не помеха
Самое главное и глобальное мероприятие нашего клуба — ежегодный конгресс. В Ижевске он проводится в последней декаде апреля и занимает два–три дня, в зависимости от того, как получится всех разместить. По сути, это два деловых дня, в течение которых мы стараемся обсудить все темы, накопившиеся в нашем клубе за год, плюс время совместного отдыха. Здесь каждый может найти для себя что-то интересное. Особенность этого мероприятия — всероссийский масштаб: на два дня к нам приезжают люди из других регионов страны. В 2012 г., когда мы организовывали «Родниковый край», на него собрались айтишники более чем из 10 регионов, и не только «соседи», а еще и из Калининграда, Санкт-Петербурга и других городов. Особое внимание при проведении такого мероприятия необходимо уделять бытовым условиям людей. Ведь активно работать два дня без перерыва — довольно тяжело, нужно как-то развеяться, отдохнуть. Поэтому часть первого дня у нас занимает церемония открытия конгресса, «прием» по этому поводу. Мы арендуем самый большой зал в наиболее комфортабельном отеле нашего города, где проводим торжественные мероприятия, праздничный банкет с различными интересными фрагментами. Обычно такие вечера бывают тематические. Однажды мы даже открывали «Ижевскую ложу ИТ-директоров» и все участники ходили в балахонах. Деловая часть второго дня также занимает время с 9 утра до 6 вечера, а в пятницу по традиции у нас проходит самое захватывающее мероприятие. Вечер пятницы — это магическое время для любого российского айтишника, и его мы обычно проводим в какой-нибудь пивоварне. Естественно, такие посиделки сопровождаются интересными номерами, викторинами, розыгрышем призов. Главное здесь — атмосфера единения. Люди раскрепощаются, знакомятся, начинают дружить. Меня радует, что на наших мероприятиях никогда не возникало неприятных ситуаций или столкновений. Такая добрая обстановка, которая помогает преодолеть разобщенность и замкнутость, свидетельствует о том, что поставленная цель — объединение людей в клубном движении — так или иначе достигнута.
Встречи без галстуков
Кроме того, наш клуб организует и полуофициальные мероприятия. Мы достаточно часто выезжаем за границы Удмуртии, путешествуем для обмена опытом по всей России и различным странам мира. Обычно собирается делегация из 10–15 человек, выбирается маршрут, и мы едем в Европу или Азию на какое-либо профильное предприятие, чтобы пообщаться с ИТ-руководителями. Мы были на выставке CeBIT, несколько лет назад посетили Чехию, где, кстати, очень сдружились с ИТ-Клубом Чешской Республики. Немаловажным в таких путешествиях для нас является комфорт. Обычно подобные «вылазки» длятся 5–7 дней, и на протяжении всего мероприятия участники живут в хороших отелях, передвигаются по странам пребывания либо общественным, но комфортабельным транспортом, либо на арендованных автомашинах или по воде, в зависимости от маршрута. Одно из последних мероприятий — поездка в Германию, в рамках которой мы посетили завод Volkswagen. А в Норвегии нам удалось посмотреть норвежские фьорды и побывать в музеях Осло.
Другой вид неформальных мероприятий — выезды ИТ-руководителей на природу. К примеру, несколько лет назад мы организовали «ИТ-рыбалку», в которой приняли участие более 20 человек. Эту встречу мы провели на арендованном катере с егерями.
* * *
Уверен, что ограничений по темам мероприятий и их формату не существует. Главное, чтобы они были яркими, запоминающимися, не скучными. Повторюсь, что главное — это тема. Далее — тот, кто хорошо знает эту тему и сможет сделать запоминающися неформальный доклад. Необходимо, чтобы зал воспринял выступление с неподдельным интересом, чтобы за счет диалога создавалась интрига и энергетика мероприятия. И для достижения этой цели не в последнюю очередь важно создать хорошие бытовые условия, которые включают в себя плотные кофе-брейки, вкусную еду, интересные развлечения. Рецепт отличного мероприятия от меня — польза, интерес, душевность и вкусная еда в равных частях, приправить экстримом по вкусу. Только добившись синергии всего этого, мы создадим настоящее, мощное клубное движение.
Опубликовано 24.12.2012