IT ManagerИТ в бизнесеЧто хочет бизнес

Как организовать эффективную удалённую работу

Ольга Попова | 25.03.2020

Как организовать эффективную удалённую работу

У нас периодически бывают ситуации, когда неожиданное событие резко меняет все планы. А если это событие происходит на уровне города, государства или мира? Еще три месяца назад название китайской провинции могло что-то сказать исключительно путешественникам и знатокам Поднебесной, подавляющее большинство населения вряд ли слышало слово «Ухань». Сегодня – это символ. Символ самого непонятного, неизученного и тревожного, случившегося с населением Земли в начале XXI века. И пока врачи борются с пандемией, бизнес спасает свои активы. А человек, как известно, даже в цифровую эру пока самый важный актив. Как уберечь людей? Самый доступный способ – перевести их на удаленную работу. Конечно, кого можно перевести. О проблемах, механизмах и эффективности удаленной работы генеральный директор издательского дома «ИТ Медиа» Олег Марсавин поговорил с экспертами по трансформации бизнеса Юрием Шойдиным и Марианной Крель.

С чего начать?

Конечно, можно составить план перехода, написать регламенты. Но это не значит, что их сразу станут выполнять. Требуется время на адаптацию. Поэтому сейчас главное – донести до сотрудников, что они должны делать. А для этого необходимо сначала определить группы в компании. В одной группе нужно перевести всех, в другой установить дежурство, в третьей придется оставить всех в офисе. Следует уточнить потребности сотрудников в оснащении рабочих мест дома, выяснить, какими сервисами они пользуются. К сожалению, многие руководители считают, что подчиненные должны организоваться сами. Практика показывает, что это невозможно. А потому должны появиться регламенты не только в части ИТ-инфраструктуры, но и в части критических бизнес-функций. Планов перехода должно быть два: технический и организационный.

Кого можно перевести?

Разумеется, полиция, врачи, пожарные, водители вряд ли смогут перейти на удаленку. А вот сервисные компании вполне могут сделать это на время карантина. А также определенные подразделения на предприятиях, например практически все ИТ-департаменты, кроме службы поддержки пользователей. Руководители и сотрудники бухгалтерии, за исключением тех, кто работает с документами строгой отчетности.

Основные проблемы перехода

С точки зрения психологии – переход от исполнительской дисциплины к командной ответственности. В первом случае один командует, другие слушаются. Им очень сложно переключиться в режим самоорганизации, так как они привыкли сидеть и ждать, когда им установят нужное ПО, дадут необходимые устройства. Происходит слом парадигмы. Люди, привыкшие к тому, что за них все решает руководитель, сталкиваются с новой реальностью. Им приходится самостоятельно делать выбор и бороться со стрессом, договариваться с командой, с которой раньше в офисе все решалось само собой. И наконец, необходимо найти возможность работать в домашних условиях, найти место и договориться о правилах с домочадцами.

Для руководителей основные проблемы – это переход от командования к управлению и стандартизация своей деятельности в сжатые сроки и в новых обстоятельствах. В российских реалиях бизнес-процессы выглядят так: сначала планирование, потом деятельность, а затем изменение планов.

Кроме психологических есть и технические проблемы. Сейчас руководители должны формализовать задачи. Среди которых организация информационных каналов и правила их использования. Логично предположить, что нагрузка на ИТ-службу возрастет.

Какие инструменты использовать?

Те, что применяются в организации. Корпоративная почта, мессенжеры, скайп, «Битрикс» позволяют организовать все коммуникации. Есть различные платформы для проведения вебинаров. Кому-то нужно будет поставить VPN, кому-то организовать прямой доступ к 1С. Для этого надо определить количество пользователей на удаленной работе, провести аудит оборудования, выяснить его ограничения по пропускной способности. Возможно выдать сотрудникам сим-карты для обеспечения Интернета. Для ИТ-службы это напоминает переезд из одного офиса в другой.

Для тех, у кого нет своей ИТ-службы, все технические задачи будут решать аутсорсинговые компании, так что руководителям останутся только организационные.

Как обеспечить ту же эффективность, что и в офисе?

Во-первых, нужно, чтобы рабочее время было действительно рабочим. Сделать график, когда с какой группой руководитель общается, четко ставить задачи, отвечать на вопросы, контролировать исполнение. Это позволит сохранить рабочий ритм. Выделить встречи, которые относятся к проектам. Составить расписание и сделать их регулярными. Определить встречи, которые не относятся к проектам, но синхронизируют команду.

Кроме того, стоит уточнить обязательные для всех часы, когда сотрудники должны быть доступны. И индивидуальное время. В офисе можно получить ответ сразу, в чате – иногда и через час. Необходимо договориться о времени отклика, сроке, в течение которого должен быть дан ответ. Например: «Взял в работу, отвечу в 15.00».

В удаленной работе проявится ценность каждого сотрудника и его способность выдавать результат. Их будут оценивать больше и по новым параметрам.

Как работать со стрессом?

Чаще всего люди демонстрируют два паттерна. Одни работают до потери пульса, не умея провести границу между рабочим и личным временем. Другие не могут работать дома, поскольку для них это личное пространство. Поэтому первое, что нужно сделать, осознать наличие стресса. Затем организовать себе определенное рабочее место дома, чтобы можно было переключиться на рабочий контекст. «Замедлиться» до состояния, когда чувствуешь, что жизнь под контролем. Потому что выросло количество противоречивых вводных, на которые невозможно повлиять. А самое главное – оставлять себе время на восстановление ресурсов. Распределять задачи по времени на 15, 20, 30 минут. Стресс делится по уровням. Для глав компаний стоит задача спасти бизнес. Это трудная задача, потому что неизвестны временные рамки карантина и неопределенности. Может, несколько недель, может, несколько месяцев. Неизвестность выматывает. Также накладывается ответственность за сотрудников, которым нужно обеспечить доход. Наемные менеджеры оказываются между двух огней. С одной стороны, владельцы бизнеса, с другой – сотрудники, которых нужно перевести за три дня на удаленку. И средний менеджмент будет компенсировать собой и отсутствие регламентов, и неизбежные сбои оборудования, и вытягивание на ручном контроле всех процессов. Для офисных сотрудников изменится все. Закончится привычная стабильность. Люди начнут срываться. Поэтому для всех главный совет – вспомнить, что мы люди, которые оказались в сложной ситуации. Проявлять терпение, договариваться на короткие онлайн-совещания, не более 30 минут. Этого достаточно, чтобы решить задачу и не вымотать участников. И тщательно готовить такие совещания.

Очень важно руководителю выделять 5 минут в день для личного общения с каждым сотрудником, чтобы контролировать их уровень стресса. Со временем уровень стресса снизится и подчиненные смогут брать на себя выполнение более сложных задач, чем сейчас.

Как компенсировать отсутствие постоянных коммуникаций?

Нужны рабочие чаты, но не меньше нужны чаты для общения. Так называемые «болталки». Можно созвониться с членами команды по скайпу или зуму и выпить вечером чай-кофе в онлайне, заодно поговорить на отвлеченные темы. Расстояние и невозможность постоять рядом – это не убийца общения, а вызов, который на отношения не влияет. С другой стороны, надо искать и положительные моменты.

А есть ли плюсы?

Сейчас многие образовательные учреждения выложили лекции и курсы в свободный доступ. В связи с тем что мы сидим дома, можно сэкономить много времени, которое раньше занимала дорога, и потратить его, например на обучение. И потом получить сертификат. Вероятно, после окончания карантина каких-то сотрудников можно будет оставить на удаленной работе, те самым сэкономив на офисных затратах. Даже в самой сложной ситуации находятся свои плюсы.

Что будет потом, после карантина?

Всех, кто сейчас переводит сотрудников на удаленную работу, ждет пересмотр бизнес-модели. Впоследствии не все вернутся в офис. Будут оптимизации, объединения должностей и сокращения, переход на проектные методологии и практики. И понадобится запланировать время на обратный переход, то самое время, которого у нас нет сейчас.

Удаленная работа

Горячие темы: Удаленная работа

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 03/2020], Подписка на журналы

www.youtube.com

Мысли вслух

В последнее время в Сети появилось много лайфхаков на тему «как работать на удаленке». Где люди с опытом делятся с офисными менеджерами секретами удаленной работы.

Сейчас у выступающих и пишущих коллег две приоритетные темы: как переформатировать работу под удаленку и что будет, когда изоляция людей, компаний, индустрий, экономик закончится?

Сейчас работодатели посмотрят, кто на самом деле CIO, а кто старший сисадмин в чужом кресле. И сделают выводы.

Компании сообщают

Мероприятия

17.04.2020
Онлайн DX DAY 2020 | Digital Transformation

Москва, Онлайн

22.04.2020
Корпоративные инновации

Санкт-Петербург, Online-конференция

19.05.2020
Smart Cars & Roads

Москва, Отель «Хилтон Гарден Инн Москва Красносельская», ул. Верхняя Красносельская, д. 11a стр. 4

20.05.2020 — 21.05.2020
Wireless Russia & CIS

Москва, отель «Хилтон Гарден Инн Москва Красносельская», Верхняя Красносельская ул., 11А, стр. 4