Process Mining – повышение эффективности бизнес-процессов предприятия

Глубинный анализ процессов, который также называется Process Mining, представляет собой систему методов, предназначенных для постоянного улучшения внутренних и внешних процессов, связанных с программным обеспечением предприятия. Технология Process Mining учитывает все типы происходящих на предприятии процессов, однако, основной ее вектор направлен на сквозные процессы и метапроцессы. В частности, сюда можно отнести управление цепочками поставок, или Supply Chain Management. Система Process Mining позволяет оценить влияние сторонних процессов на производство, а также учесть человеческий фактор. Таким образом, Process Mining – это совокупность мер и подходов, которые используются для анализа и совершенствования бизнес-процессов, основываясь на журнале событий. Чтобы понять, о чем именно идет речь, рассмотрим применение технологии Process Mining на практике.

Современные способы повышения эффективности предприятий

Компании обычно применяют стандартные методы повышения эффективности своей деятельности. Как правило, все сводится к приглашению сторонних организаций для проведения детального аудита, оценивающего выполнение сотрудниками предприятия существующих планов. По результатам аудита формируется список корректив, которые следует внести в деятельность предприятия с целью повышения его эффективности. Эти меры при качественной реализации окупают себя в будущем.

Такой метод применяется достаточно давно, и у него есть масса преимуществ, однако все они перечеркиваются одним недостатком: в крупных корпорациях провести аудит невероятно сложно. Опросить абсолютно весь штат компании практически невозможно. Те же, кто принял участие в аудите, могут не знать ответов на некоторых вопросы, так как их должностные обязанности связаны не со всеми бизнес-процессами. Также не всегда удается учесть процессы, которые происходят относительно редко. Можно нивелировать последствия этого упущения, однако устранить их полностью невозможно. По этой причине руководители многих компаний принимают решение об автоматизации бизнес-процессов в производственной среде. Технология базируется на тех же самых алгоритмах, которые применяются в распознавании текста, определении эмоций на снимках людей и т.д. Развитие алгоритмов позволило проектировать сложные процессы, а потому необходимость в обращении к аудиторам для получения детальной аналитики отпала.

Технология Process Mining позволяет учитывать и анализировать абсолютно все действия штата компании. С ее помощью спроектировать бизнес-процесс и изучить его гораздо проще, чем при использовании других вариантов и методов, причем точность процесса сохраняется на всех уровнях детализации.

В цифровую эру появились возможности для учета не только финансов и процессов управления, но и всей цепи метапроцесса – начиная со стадии лидогенерации и заканчивая доставкой и оплатой продукции. Традиционные методы дают детализацию процесса только на высоком уровне. Применение Process Mining позволяет проводить анализ процессов на любом уровне детализации.

В случае с цифровым предприятием технологии Process Mining позволяет выявлять взаимосвязи для построения эффективных схем функционирования моделей производственной цепочки. Это в свою очередь дает возможность оптимизировать расход ресурсов, отказаться от лишних складских помещений и сократить период оборота капитала. Соответственно, можно говорить о значительном экономическом эффекте, который выражен как в количественном, так и в качественном отношении.

Для эффективного ведения бизнеса анализ всех процессов должен проводиться регулярно и непрерывно – такую возможность как раз предоставляет Process Mining. К сторонним же компаниям, проводящим аудит, приходится обращаться через определенные промежутки времени, и непрерывный контроль в этом случае отсутствует. Process Mining позволяет следить за всеми данными в реальном времени и вносить любые коррективы максимально быстро, отслеживая и сравнивая эффективность всех филиалов и подразделений компании.

Из чего состоит технология Process Mining?

Технология состоит из двух основополагающих компонентов, работающих в единстве друг с другом:

1. Инструмент. Представляет собой реальное решение задачи в виде получения данных и интерпретации бизнес-процесса в понятном для человека виде c целью последующего анализа.

2. Методология. Это совокупность мер и подходов, которые описывают каждый конкретный процесс и методы внесения корректив в него. Как и в случае с Big Data, важно не только сформировать IT-среду, но и обучить специалистов, чтобы они могли эффективно применять инструменты на практике. Одной покупкой лицензии на ПО обойтись не удастся. Необходимы как предоставление инструмента, так и подготовка специалистов (Process Scientists), которые смогут грамотно анализировать процессы и корректировать их по мере необходимости.

Сферы использования Process Mining

Технология выявляет все уязвимости и отклонения от нормы в функционировании информационных систем и жизненном цикле процесса, которые практически невозможно определить путем ручного анализа. Причина заключается в том, что при большом количестве этапов важную роль оказывает влияние человеческого фактора, и менее вероятные сценарии бывают упущены из вида. Конечно, участники бизнес-процесса понимают возможность таких вариантов и даже предлагают необходимые в этом случае меры. Однако, оценивают вероятность такого пути развития как равную 1-2%, а не 10-15%, как это происходит на самом деле. В свою очередь, Process Mining способен осуществить качественную и количественную оценку процессов и остановиться на оптимальном и непредвзятом решении. В этом и состоит главное преимущество данной технологии.

Также Process Mining решает задачу соответствия имеющихся процессов и нормативов, которые существуют в организации. Рассматриваемая технология позволяет определить, насколько сильно показатели отклоняются от нормы, какими последствиями это грозит и т.д. Вся информация в обобщенном виде будет представлена в понятных метриках, связанных с ресурсами, трудозатратами и временем. Никаких ручных действий для этого не понадобится. Приведем простой пример: система показала, что в 10% случаев есть отклонение от стандартов предприятия. Затем нужно лишь понять, можно ли считать это нормой, и при отрицательном ответе устранить ошибки.

Яркий пример функционирования Process Mining – анализ деятельности корпорации, разбитой на многочисленные филиалы и подразделения. Зачастую многие процессы в таких корпорациях выполняются обособленно друг от друга. Задача системы – понять, отвечают ли они существующим нормативам, и просчитать возможные негативные последствия имеющихся отклонений.

Период внедрения систем Process Mining в крупную российскую компанию равен приблизительно 3-4 месяцам. На продолжительность таких работ влияет наличие или отсутствие базовой конфигурации систем учета данных в компании. Обычно такие системы учета отсутствуют, что удлиняет процедуру внедрения.

Process Mining и другие системы получения данных

Почему стоит использовать именно технологию Process Mining, а не какие-либо другие системы получения и анализа данных? К примеру, в компаниях нередко присутствуют свои внутренние средства корпоративной отчетности и бизнес-информатики. Задача Process Mining – это не только решение известных проблем, но и выявление новых, зачастую довольно глубоких недостатков, которые может упустить из внимания специалист. Стандартный инструментарий не способен следить за ходом выполнения процессов, он просто вычисляет готовые метрики. Потому и проблемы он может решать только уже известные. Однако Process Mining отличается от стандартных подходов: с его помощью можно вести работу с «сырыми» данными и гипотезами. Обработка всех предположений происходит очень быстро. Это позволяет сэкономить массу сил и времени, поскольку система справляется с подобными задачами быстрее, анализируя широкий спектр вариантов.

Можно задаться вопросом: а какими преимуществами обладает Process Mining, если сравнивать его с аналогичными системами BPM? Основным преимуществом являются неограниченное количество допустимых сценариев, возможность обнаружения новых проблем и зон улучшения процессов, а не только уже знакомых специалистам зон контроля уже. Хорошо знакомые нам BMP-системы не могут анализировать ход процесса, так как у них нет для этого соответствующего инструментария, и потому они могут вычислить только агрегированные показатели по четко прописанным правилам. Что это значит? Все просто: сотрудникам нужно заранее знать, какая есть проблема, что не всегда возможно. При обращении к Process Mining производятся анализ любого объема данных, в считанные минуты проверяется масса гипотез. Главное условия - чтобы они были частью одного и того же процесса.

Как и было указано выше, происходит автоматическое создание бизнес-модели, которую не требуется собирать вручную путем интервьюирования сотрудников. Поэтому Process Mining играет важную роль в любых ситуациях, где имеет место отражение работы специалистов в информационных системах.

В каких случаях Process Mining будет эффективен?

Системы Process Mining рекомендованы компаниям, которые хотят сделать свою деятельность более эффективной. Механизмы Process Mining позволяют выявить области, где необходима оптимизация, непрерывно следить за текущими организационными коррективами, оперативно решать возникающие проблемы. Для крупных корпораций такой подход является жизненно важным, поскольку понять, какие изменения требуются, довольно просто, но вот осуществить их на практике зачастую в разы сложнее. Технология Process Mining открывает возможности для сравнения текущих достижений с данными прошедших периодов. Все процессы можно быстро скорректировать, поскольку планируемый результат нередко отличается от того, что получается на практике. В связи с этим важно постоянно отслеживать итоги деятельности и исправлять найденные ошибки.

Если компания готова к изменениям, то Process Mining станет для нее настоящей находкой. Система помогает улучшить процессы на всех уровнях, включая финансовый и производственный отделы, бухгалтерию и т.д. Большинство крупных корпораций придерживается собственных подходов к увеличению производительности (к примеру, «Lean Management», «Шесть сигм» и т.д.). Технология Process Mining в этом случае поможет собрать необходимые данные, а также позволит контролировать все процессы и инициативы. Благодаря Process Mining, на основании полученных сведений, можно будет обнаружить новые направления роста и расширения бизнеса. Если в компании отсутствуют инициативные отделы, то есть смысл организовать их на основе тех центров, которые связаны с обработкой данных о корпоративных бизнес-процессах.

Главное внимание Process Mining направлено на взаимодействие между сотрудниками и подразделениями компании. Круг потребителей Process Mining – это бизнес-пользователи, которые напрямую связаны с процессами, происходящими в организации. Они способны проанализировать изменения и понять, что целесообразно внедрить в кратчайшие сроки, почему изменения не привели к планируемому росту и т. д.

Результативность Process Mining тесно связана с масштабом компании. Максимальный рост наблюдается в организациях, которые имеют развитую сеть филиалов и работают с огромным числом клиентов. В таких компаниях реализуются многоэтапные процессы деятельности. Также Process Mining подойдет в том случае, если организация ведет массовые продажи и обслуживание, имеет крупные обороты и большое число контрагентов. Любой бизнес с многоэтапными процессами, включающими в себя значительное число участников, выиграет от внедрения Process Mining, поскольку традиционные методы в таком случае не дают качественных результатов.

Оптимальные виды процессов для применения технологии Process Mining

Если процесс связан с отражением деятельности специалистов в информационных и учетных системах, для него важно использовать Process Mining. При этом должно выполняться одно из двух условий:

1.     Процесс является простым, массовым, т.е. выполняется десятки тысяч раз в сутки. Пример такого процесса – обслуживание клиентов в офисе банка. Последовательность действий отлажена до мелочей, что помогает упростить анализ эффективности работы сотрудника. Конечно, механика процесса улучшению вряд ли поддается, однако можно отладить функционирование каждого из звеньев, составляющих процесс, что приведет к существенной экономии.

2.     Процесс является длительным, сложным и индивидуальным, в нем задействовано много подразделений компании. В такой ситуации Process Mining позволяет не ускорить, а упростить процессы, оптимизировать их. В результате разрешаются различные проблемы, устраняются лишние циклы, проводятся разнообразные улучшения и т.д.

В любом из описанных случаев применение Process Mining даст существенный экономический результат.

Николай СИТНИКОВ,

директор по развитию продукта ГК "РАМАКС"