ИТ-ДиректорИТ в бизнесеУправление

Антикризисные «лайфхаки»

Андрей Федоров | 16.04.2015

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Антикризисные «лайфхаки»

В последнем квартале прошлого года стало очевидно, что легкого 2015 года не будет. Бюджет верстался в октябре по существенно более гуманному курсу, реальность оказалась несколько хуже. Вместе с тем любые препятствия заставляют нас находить интересные решения, чтобы адаптироваться к новым, пусть и ставшим уже довольно привычными, условиям. С технической точки зрения возможностей хватает не только для выживания, но и для роста. 

Расходные материалы

Заметный рост цен произошел на расходные материалы. Оригинальные расходники и раньше обходились недешево, а нынешние ценники уже не просто кусаются, а стремятся оттяпать приличную часть ИТ-бюджета. Пришлось отказаться от приобретения оригинальной расходки и обратить взор в сторону совместимых картриджей и заправки. 

До роста курса доллара для небольших филиальных цветных принтеров HP M375nw (стоили до роста курса USD порядка 24 тыс. рублей) мы приобретали оригинальные картриджи. Сейчас комплект обходится примерно в 30 тыс. рублей и печать стала накладной. 

Я уже пытался переходить на совместимые картриджи ProMega, Cactus, Hi-Black, NV-Print несколько лет назад. К сожалению, качество было сомнительным, обилие проблем перевешивало выгоды. Пришлось вернуться к заправке. Использование компонентов компании Static Control обеспечивало печать визуально не хуже оригинальных. С цветными картриджами проблем больше, и хотелось подобрать совместимые. К сожалению, качество совместимой продукции за прошедшее время кардинально не изменилось. 

Cactus предлагает «Ситилинк», с которым удобно сотрудничать, так как много филиалов, сервис на высоте, неплохие цены. Однако добротность этих картриджей сильно колеблется от партии к партии. Мы практически отказались от их использования. 

Комусовский бренд ProMega, как утверждают разные источники, это ребренд NV-Print/Hi-Black. Субъективно качество лучше, чем у Cactus (по крайней мере было меньше возвратов по цветным картриджам). С «Комусом» удобно работать из-за большого количества филиалов, единой цене по России, хорошей скидки, примечательной логистикеи широкого ассортимента расходников. 

Относительно недавно «Комус» стал предлагать не только совместимые картриджи, но и услуги по заправке. Я было обрадовался, ведь это единственный поставщик, который имеет столь обширную сеть филиалов, поэтому для распределенных компаний просто находка. На сайте компании был расписан процесс заправки, но он оказался только на бумаге. Например, пункт «Установка идентификационного штрихкода на картридж заказчика» и «Регистрацию картриджа в идентификационной базе данных» говорили о выстроенном процессе. На деле эти пункты не выполняются. По факту получилось, что в Нижнем Новгороде это один из самых слабо выстроенных процессов заправки, невнятная работа менеджеров по продажам, невысокое качество и при этом высокие цены. В общем,  «Комус» надеж не оправдал . 

После тестирования разных вариантов пришли к тому, что по цветным картриджам неплохое качество обеспечивает NV-Print/Hi-Black. На них пока и остановились. Ну и заправка оригинальных картриджей качественными компонентами Static Control оптимальный вариант по соотношению «цена/качество» для черно-белых картриджей. 

Что касается покопийной печати, то для нас она получается экономически невыгодной, поскольку:

1. Объемы печати невысокие, при этом мы их сокращаем, переходя на безбумажные технологии, где это возможно, поэтому для покопийщиков мы неинтересный клиент. 

2. При сокращении объемов печати у покопийщиков нередко достаточно жесткие штрафные санкции. Этот момент нужно четко обговаривать в контракте, не все на это идут. 

3. У нас уже есть парк печатающих устройств HP, оригинальные расходники для которых дорогие. Компании, предлагающие услуги покопийной печати, работают исключительно с оригинальными расходниками. Стоимость копии получалась значительно выше. 

4. У нашей компании широкая сеть филиалов. Покопийщики присутствуют главным образом в крупных городах. Сопровождать технику в небольших филиалах им невыгодно.

Отдельная любопытная тема – заказ картриджей для принтеров этикеток в Китае на том же aliexpress. Получается примерно в четыре раза дешевле, но есть сложности в плане отчетности перед налоговой. 

Сокращение объемов печати

Много идей по сокращению расходов на печать, но большинство разбивается об отсталость государственных структур (в первую очередь налоговых органов), требующих наличия бумажных копий документов, подписанных собственноручной подписью. Смысл непонятен, как и наличие печати на документах, которую лишь недавно признали бесполезной. Ведь собственноручную подпись требуют на документах, финансовая ценность которых крайне незначительная. 

У распределенных компаний достаточно много бумажек курсирует между филиалами (http://www.bizkit.ru/2015/04/05/2657/). Это немалые затраты на печать, почтовую пересылку, время сотрудников на подготовку и т. п. Все эти документы пересылаются в бумажном виде исключительно для налоговой. Для работы бизнеса бумажные документы не требуется. Нам хватило бы подписания документов в электронном виде ЭЦП. 

63-ФЗ об электронной подписи принят давно и допускается замена пересылки макулатуры отправкой электронных документов, подписанных квалифицированной ЭЦП, но не тут-то было. Сохранение лесов и минимизация расходов бизнеса явно не входят в KPI налоговых органов. 

С августа 2014 года финансовый департамент параллельно со мной бомбардировали федеральные структуры, предельно лаконично формулировав запросы чтобы получить однозначный ответ можно или нет полностью перейти на электронный документооборот по списку документов. Было получено 5 манускриптов на две-четыре страницы со ссылками на различные документы и без ответа по существу. Пришлось отложить тему до лучших времен. Хотя подтверждение возможности отказаться от бумажного документооборота позволило бы экономить около 1 млн рублей в год. 

Непонятно, почему государство не проявляет заинтересованности получить максимум пользы от проекта УЭК (универсальная электронная карта). УЭК допускает по желанию владельца «зашивать» в смарткарту квалифицированную ЭЦП сроком на три года. Казалось бы, для компаний возможность сэкономить. Получение квалифицированной ЭЦП в коммерческом центре сертификации встанет в 3-4 тыс. рублей на человека в год. Скажем, на 100 сотрудников филиалов уже сокращение расходов на 300-400 тыс. По факту же оказывается, что то ли ЭЦП формируется некорректно, то ли криптопровайдер КРИПТО-ПРО не хочет сотрудничать с зарубежным ПО, но подписать документы с помощью ЭЦП УЭК-а, не удается.

Производители систем ЭДО на вопрос, тестировали ли они квалифицированную ЭЦП из УЭК для подписания документов, искренне удивляются, мол, что это такое. Понятно, что системы вроде «Диадок» не заинтересованы в использовании такой ЭЦП, поскольку у них свой центр сертификации и не хочется отказываться от дополнительного дохода. Но другие-то производители СЭД, у которых нет своих центров сертификации, чего ждут?

Не получив пользы от государства для сокращения расходов на печать и оптимизацию документооборота, мы сосредоточились на внутренней оптимизации, начали скрести по сусекам. 

Помимо дуплексной печати по умолчанию, на цветных МФУ выставили печать в черно-белом варианте. Многие МФУ оснащены вторым лотком, который обычно пустует. Его приспособили под черновики. На производстве их образуется много, и повторное использование – какая-никакая, а экономия бумаги. Удалось найти компромиссный вариант отправки документов в бухгалтерию. Ранее требовалось наличие бумажной копии счета со штампом, подписанного собственноручной подписью, чтобы инициировать оплату. В этом году неожиданно легко согласились на схему отправки счетов на оплату и согласование исключительно в электронном виде.

В этом году у нас будет возможность продолжить оптимизацию процессов и документооборота по моментам, до которых ранее не добирались, поскольку были заняты другими задачами. 

Мобильные сотрудники

В стандартах головной компании в качестве мобильного устройства долгое время значились лишь ноутбуки. Для европейских офисов нашей компании ноутбук обходится менее чем в $1000, поэтому приобретение планшета корпоративного уровня – экономия сомнительная. В Россию тот же ноутбук попадает по цене около $1700, а это сейчас почти 90 тыс. рублей. При этом 80% мобильных сотрудников использует функционал ноутбуков на уровне планшета: почта, Интернет, видео и аудиоконференции, вебинары. Устройство за 90 тыс. рублей используется процентов на 30%.

В этом году в штаб-квартире осознали, что планшеты – это неплохо, и добавили в стандарты HP ElitePad 1000 G2, но почему-то без поддержки 3G, хотя для продавцов в «полях» наличие мобильного соединения крайне желательно. Не у всех есть смартфоны, которые можно использовать в качестве хот-спота, да и не всегда это удобно. 

Windows 8 на планшете, на мой взгляд, пока не столь отшлифован, как iOS или Android. Шероховатости из-за универсальности системы. Корпоративного программного обеспечения, заточенного под интерфейс Metro, не так много. Хотя тактильность управления обычными десктопными версиями программного обеспечения дискомфорта не вызывает. Даже в мелкие иконки десктопного ПО попадаешь легко. Версия Windows, установленная на Lenovo Yoga, не поддерживает работу в домене, хотя можно ввести ключи и, потенциально, сделать апгрейд версии. В списке поддерживаемых VPN-устройств, нет Cisco-ISR-роутеров, хотя тот же iOS имеет подключение к Cisco ISR «из коробки». Однако установка Cisco VPN-клиента проходит без вопросов. 

Интерфейс Metro почтового клиента не столь интуитивен, как у iOS, но привыкнуть можно. Без поиска в Google с некоторыми моментами не разобраться. Однако он позволил создать две учетные записи: MS Exchange/Communigate Pro по MAPI и Google по IMAP, что неплохо. Некоторые устройства комплектуются бесплатной годовой подпиской на Office 365. 

При использовании Windows 8 на планшетах остаются вопросы безопасности. Все-таки пользователь по умолчанию работает с правами локального администратора и для платформы написано колоссальное количество вредоносного ПО. С iOS-устройствами чувствуешь себя куда спокойнее. Хотя надо отметить, что в ОС сразу активированы антивирус Windows Defender и firewall. 

Без включения Windows 8 в домен развертывать корпоративные настройки затруднительно: требуется MDM-решение, а это увеличивает стоимость внедрения. MS SCCM – очень тяжелое ПО, да и недешевое. В iOS есть бесплатное средство для деплоинга корпоративных настроек и ПО. Хотя сейчас корпоративное ПО все больше с web интерфейсом, поэтому вопрос развертывания не столь критичен. Включение Windows 7 в домен временами сказывалось на скорости работы ПО, в том числе web-приложений с NTLM-авторизацией, при подключении по WAN каналам. «Железо» планшета слабенькое. Осталась такая проблема с Windows 8 – пока непонятно, слишком мало устройств использовали для тестирования. 

У нас в компании используется несколько десятков личных iPad’ов, и трудозатраты на сопровождение низкие: достал из коробки, накатил конфигурационный файл, и все работает. Хотя с web-интерфейсом «1С», iOS иногда не работает. 

Планшеты на iOS морально стареют медленнее, чем устройства на Windows/Android. Их можно реализовать по более высокой стоимости. В общем, пока что до конца непонятно: гаджеты на Windows 8, позволяющие использовать привычный десктопный софт, лучше в корпоративном использовании, чем Apple iPad, или минусов хватает? Пилотный проект покажет.

Определенно можно сказать, что «в полях» сейлзы очень редко используют ноутбуки. Получается, выброшенные деньги. Эффективнее приобретать десктоп + монитор + планшет, либо планшет с докстанцией + монитор. Возможно, по цене закупки выигрыш будет не столь значительным, однако по удобству использования разница того стоит. Хотя планшет морально стареет быстрее, чем ноутбук, так что менять потребуется чаще. 

Телефония + коммуникации

Мы долго подходили к вопросу перехода на IP-телефонию офисах компании. Подвижки начались после реорганизации работы ИТ. На первую линию техподдержки добавилась ещё одна девушка и порядка 70% обращений пользователей стали закрываться на подступах к сисадминам. Они высвободились для проектной работы. Получение ценника от Avaya на добавление лицензий в CS1000 на IP-телефоны и транки стимулировало переход. Поскольку у нас уже долгое время вполне себя зарекомендовало стабильностью OpenSource-решение Asterisk, мы продолжаем развивать это направление. 

В прошлом году у продавцов бэушного оборудования http://shop.nag.ru/ удачно приобрел для Cisco 2811 двухпортовую PRI-плату и PVDM. В нынешнем году перевели PRI с Avaya на Asterisk. Это позволило избежать значительных затрат на IP-транки для расширения стыков по IP между станциями. Сейчас PRI приходит на Asterisk и есть 32 PRI-канала для стыка между АТС. Буквально за 10 тыс. рублей удалось снять проблему с нехваткой числа каналов. При закупке лицензий у Avaya затраты составили бы несколько сотен тысяч рублей. 

После перевода потока на Asterisk гораздо проще стало зарезервировать PRI, поскольку есть вторая Cisco 2811 и заказан второй комплект б/у плат для перевода ее в конвертер PRI to SIP. Получили значительную гибкость в плане настроек от такого решения. После завершения работ по смене PRI закончили перевод офисов компании на единую четырехзначную нумерацию. В офисах стоят Panasonic TDA30 с SIP-транками, которые стыкуются на Asterisk в ЦО. Несмотря на то, что решение в сравнении с Avaya совсем бюджетное, работает без нареканий. Кстати, на Avaya вообще не работало, так как с SIP Panasonic подружить мы так и не смогли. 

Единая внутренняя нумерация в связке с FMC/FMTN от «Билайна» очень удобны. Набрав на мобильном *[короткий номер], попадаешь на офисный телефон в любом филиале. Это при том, что PRI-подключение к сети мобильного оператора есть только в центральном офисе компании. 

По сути, за первый квартал 2015 года мы начали и завершили проекты, которые не могли реализовать около двух лет. Основная заслуга в этом девушек на первой линии техподдержки, которые смогли разгрузить админов. В ближайшей перспективе планируем работы по интеграции OTRS с Astersik и развитие CTI, поскольку на Avaya дорого по стоимости выходило. 

В конце прошлого года порадовал «Билайн». Мы завершили многострадальный проект по объединению всех договоров на фиксированную телефонию и Интернет в едином договоре с одним счетом и оправдательными документами. Этот проект тянулся года три-четыре. Количество пересылаемых бумажек, которые надо было отслеживать, сократилось с нескольких десятков до трех. Казалось бы, ничего существенного, но это заметное сокращение трудозатрат и для финансового департамента, и для нас, поскольку мы заносим счета на оплату и отвечаем за предоставление оправдательных документов по статьям ИТ-бюджета. 

От автора

23 мая в Нижнем Новгороде состоится благотворительный полумарафон, который я пробегу в качестве charity runner («благотворительный бегун»). Огромная просьба поддержать меня в сборе средств для малоимущих семей и детей-сирот и внести свою лепту, а также сделать репост страницы  , на которой указаны реквизиты для оплаты. 


Ключевые слова: кризис, оптимизация, сокращение расходов, IP-телефония

Журнал IT-Manager № 04/2015    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторах

Андрей Федоров

Андрей Федоров

ИТ-эксперт. Родился в 1975 г. в Н.Новгороде. Радиоинженер по образованию, к.э.н. В ИТ прессе с 2010 года. Любимые темы: клиентоориентация (CRM), телеком, BYOD и др.


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

17.07.2018
NetApp Directions

Москва